di Bill Conerly per Forbes.com
Anni fa ho scritto che ridurre gli spazi dell’ufficio era sbagliato; che la perdita di concentrazione da parte dei lavoratori era più costosa dei risparmi derivanti da una minore metratura. Ero scettico sui vantaggi della collaborazione negli open space. Un nuovo studio dei professori della Harvard Business School conferma il mio scetticismo. I professori hanno scoperto che la collaborazione è ancora più bassa negli open space, al contrario di quanto si sperava:
… piuttosto che alimentare una collaborazione faccia a faccia sempre più vivace, l’architettura aperta sembra scatenare una naturale risposta umana a ritirarsi socialmente dai colleghi d’ufficio e interagire invece via email e IM.
Questa ricerca ha utilizzato una tecnologia fatta di badge sociometrici in grado di rilevare persone in piedi l’una accanto all’altra, una di fronte all’altra, o che si parlavano di spalle.
Ho avuto delle ottime relazioni con i colleghi ai tempi dei “veri uffici”. Quando una persona lavorava duramente a una scadenza, la porta era normalmente chiusa. Nel bel mezzo di un lavoro che richiedeva concentrazione, lasciavo la mia porta socchiusa. Potevo essere interrotto, ma non casualmente. E quando invece stavo smaltendo la corrispondenza o facendo semplici elaborazioni di dati, la mia porta era spalancata. Un collega che camminava lungo il corridoio poteva iniziare a chiacchierare sulla mia porta. Intercettando buone idee, avrei mosso la mia sedia e invitato a proseguire con altre conversazioni. Ho ricevuto aiuto su un paio di progetti di cui sono fiero ancora oggi, e ho anche dato una mano molto spesso.
Sembra che le persone negli open space abbiano adottato una sorta di individualismo senza tregua, con il ricorso all’elettronica come unica alternativa. Probabilmente dire: “Troviamo una sala conferenze aperta e parliamo” è un ostacolo troppo difficile.
I lavoratori hanno percepito il costo delle interruzioni, che era esattamente ciò che intendevo. Uno studio ampiamente citato da Basex ha stimato il costo aggregato delle interruzioni a lavoro a 588 miliardi di dollari l’anno nei soli Stati Uniti. Mi piace pensarlo in termini di minuti: per una persona che sta facendo un lavoro complesso, un’interruzione può richiedere 20 minuti per tornare a dov’era prima di venire interrotta. Anche gli errori si moltiplicano, come quando stavi pensando a un problema e poi vieni interrotto, e dopo ricordi di averlo risolto anche senza averlo fatto.
Ecco la strategia che raccomando. Guarda un gruppo di lavoratori. Se stanno svolgendo compiti semplici e di routine, come verificare che i moduli siano stati compilati correttamente, allora destinagli il minor spazio possibile. Ma se hai persone che si stanno concentrando su compiti complessi – programmatori, analisti di dati, ecc. – allora crea il loro ambiente ideale. Ciò significa concentrazione senza interruzioni. Dai loro uno spazio sufficiente in modo che due colleghi possano entrare e parlare, oltre a sale per conferenze nelle vicinanze. Il costo dello spazio è irrisorio rispetto al valore del lavoro degli impiegati.
Infine, rendi i costi degli spazi dell’ufficio di responsabilità del manager dei lavoratori della conoscenza. Se la decisione viene lasciata a un responsabile della proprietà aziendale, il risparmio sarà la direttrice principale. Lascia che la persona che gestisce i lavoratori soppesi i costi e i benefici. Supponi che il costo aggiuntivo degli uffici singoli sia pari all’1% degli stipendi e dei benefici dei lavoratori (un’ipotesi azzardata). Lascia che il gestore scelga tra un aumento dell’1% nei costi o una maggiore produttività derivante dalla capacità di concentrazione dei lavoratori.
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