Tecnologia

Come funziona la nuova soluzione di Zucchetti che rende smart spazi e risorse aziendali

Articolo tratto dal numero di novembre 2023 di Forbes Italia. Abbonati!

Il lavoro ibrido è ormai un modello consolidato. Tuttavia è indispensabile che ci siano gli strumenti adeguati, software e hardware, per far fronte a questo cambiamento epocale. In questo scenario si inserisce l’ultima novità di casa Zucchetti, rivolta a facility manager e responsabili It e hr.

La soluzione presentata dalla lA software house si chiama ZAsset Booker, e consente una completa mappatura, organizzazione e assegnazione degli asset, compresi i processi di prenotazione e utilizzo di servizi, spazi e risorse aziendali.

Ne abbiamo parlato con il product manager, Salvatore Barbera.

Come funziona ZAsset Booker?

ZAsset Booker permette di gestire in modo nuovo gli spazi, i servizi e gli asset aziendali, rispondendo alla necessità di applicare modelli organizzativi e tecnologici più dinamici e flessibili, orientati a ottimizzare la gestione di persone e ambienti di lavoro. Dunque, supporta le aziende nell’organizzazione e nella condivisione degli asset aziendali semplificandone i processi di prenotazione, assegnazione e monitoraggio.

Lo strumento agevola una più stretta collaborazione fra facility manager, hr e It manager per applicare la space strategy e farla evolvere nel tempo, favorire l’applicazione di smart working e lavoro ibrido, mettere al centro la user experience. In questo modo, la tecnologia è il fattore decisivo, perché supporta le organizzazioni nel ridisegnare processi, strumenti e comportamenti per ambienti di lavoro flessibili, agili e più inclusivi.

In che modo questa soluzione agevola l’adozione del lavoro ibrido per le imprese, mettendo al centro la user experience?

Perché non lega più in modo vincolante e fisico la persona a un unico spazio e valorizza la qualità del suo lavoro e del suo tempo. La nostra soluzione fonda la propria efficacia sui princìpi che guidano il lavoro ibrido, ovvero flessibilità, responsabilizzazione, autonomia, condivisione, garantendo al contempo produttività e allineamento con gli obiettivi aziendali.

Il lavoro viene gestito in ottica user journey: non più necessariamente statico, ma con l’occupazione e l’utilizzo degli asset in funzione dell’attività da svolgere.

La soluzione dispone anche di un’app per avere accesso a tutte le funzioni anche da mobile.

L’app permette ai collaboratori di prenotare in piena autonomia le risorse aziendali, condividendo l’ambiente di lavoro in modo dinamico e collaborativo.

Permette di gestire le prenotazioni di tutte le risorse aziendali, prenotare servizi annessi e strumenti di supporto (proiettori, lavagne, catering e altri servizi utili), confermare l’occupazione delle risorse prenotate attraverso check-in e check-out, interagire in modo smart con i dispositivi hardware.

Ulteriore vantaggio è l’integrazione con le soluzioni Zucchetti per la gestione del personale e il controllo degli accessi: è questo lo smart office per eccellenza?

Assolutamente sì. Lo smart office deve essere in grado di integrare i processi di gestione del personale con quelli di gestione di asset, spazi e servizi. Nel nostro software, l’integrazione nativa con i processi e le soluzioni Zucchetti Hr consente di intercettare qualsiasi evento legato al collaboratore (assenze, smart working, trasferte, turni, corsi, ecc.). Questo contribuisce a modificare automaticamente lo stato di ogni prenotazione, rendendo più fluido l’intero processo.

L’integrazione con le soluzioni software e hardware di controllo accessi permette invece una migliore automazione dei processi e una migliore user experience. In particolare, le funzioni instant di un room display o desk panel velocizzano le fasi di occupazione di sale o scrivanie, e l’ingresso viene consentito solo alle persone autorizzate in base alle prenotazioni. Inoltre le transazioni rilevate dai dispositivi di controllo accessi e dai terminali di rilevazione presenze diventano importanti, non solo per confermare la presenza, ma anche per convalidare l’occupazione degli asset prenotati nell’arco dell’intera giornata o per liberarli in caso di mancata conferma.

Quali sono quindi i vantaggi di ZAsset Booker?

Grazie a ZAsset Booker è possibile organizzare in modo efficiente processi differenti relativi a molteplici tipologie di asset (scrivanie, sale, aule, parcheggi) in un’unica piattaforma, gestire gli asset riducendo i costi associati, attraverso la progettazione di work setting diversificati per sede, piano, area aziendale, indirizzare al meglio la destinazione d’uso di ciascuna tipologia di asset.

E ancora: sviluppare e consolidare un’esperienza di vita in azienda che punti a valorizzare la persona, per incentivare lo spirito di collaborazione e la creatività, aumentando di conseguenza benessere, engagement e produttività, sostenere attraverso la tecnologia la creazione di un nuovo modello di cultura aziendale, avviare un processo decisionale più veloce basato sull’analisi dei dati e gestire organizzazioni multi company, multi building e multi country.

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