Come impostare l’out of office perfetto

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La maggior parte degli “out of office” che vedi sono generiche email di cortesia senz’anima. Ma le persone di successo vedono i risponditori automatici via email come un’opportunità non soltanto di essere cortesi, ma anche di incrementare il proprio valore e continuare a fare una buona impressione sugli altri,, anche quando ci si trova altrove. Ricorda, il miglior rappresentante di te stesso sei tu. Sfrutta l’occasione per una possibilità semplice ed efficace di aggiornare i tuoi contatti e mostrare la tua coolness.

Ecco 5 modi in cui può ottenere il meglio dai messaggi di out of office:

  1. Usali anche mentre ti trovi al lavoro

Non devi necessariamente trovarti in vacanza per attivare il tuo risponditore automatico: se stai parlando a una conferenza o partecipando a una sessione di team-building, aggiungilo alla tua casella di posta.

Potresti dire, ad esempio, “Al momento partecipo al Women’s Power Summit e posso controllare le email solo di tanto in tanto. Nel frattempo, dai un’occhiata agli altri grandi ospiti dell’evento”. Farlo significa evidenziare le tue attività, mostrare i tuoi contatti e, per conseguenza, può aumentare il tuo standing per associazione cognitiva

  1. Inserisci il link a un articolo

Se non sei in ufficio, un metodo semplice per mantenere le persone occupate è allegare il link a un recente articolo che hai scritto in prima persona o trovato particolarmente interessante per il tuo lavoro o brand. Se ti piace l’idea di inserirlo per rinfrescare la tua email, ovviamente dovrai ricordarti di cambiare il link la prossima volta che sarai via.

Per esempio, se lavori nel fintech il tuo out of office potrebbe suonare simile a “Mentre sono via, perché non date una lettura a questo articolo sugli ultimi tentativi di sfruttare il potenziale di tecnologie emergenti come i bitcoin e la blockchain al meeting annuale di Davos?”. Alle persone piace che tu continui a essere la fonte di informazioni utili e di interesse.

  1. Condividi un’esperienza di viaggio

Che tu stia viaggiando per lavoro o per piacere, inserisci nell’out of office un’immagine del soggiorno. Potrebbe andar bene una foto del tuo team riunito per un meeting, o anche un’istantanea di qualche dettaglio legato al lavoro. Per esempio, se sei un insegnante di scienze e fai una foto a un museo di storia naturale in cui ti sei imbattuto, quella è un’ottima scelta.

Individua un qualcosa che mostri agli altri che sei produttivo o dedicato ad ampliare le tue conoscenze. Registra e condividi esperienze che ti vedono impegnato in attività che aggiungono valore alla tua professionalità. Non sai se la foto che hai scelto è quella giusta? Prova a porti una domanda semplice: vorresti vedere i tuoi colleghi che fanno la stessa cosa?.

  1. Fai sapere ai tuoi contatti di un recente risultato professionale

Se sei temporaneamente disconnesso, condividi un traguardo recente nelle tue risposte out of office. Rendi noto alle persone di quel progetto di successo proposto dal tuo ufficio o di quella nomina al comitato consultivo. Se ne sei orgoglioso – e si tratta di qualcosa che si può divulgare, ovviamente – procedi a condividerlo con gli altri.

Condividere le storie di successo aiuta a capire ciò a cui ti stai dedicando e, di conseguenza, quello di cui sei capace, dove aggiungi valore. Tutto questo, con un po’ di fortuna, si può tradurre in persone che ti contattano per possibilità di avanzamenti di carriera.

  1. Fornisci anteprime dei tuoi progetti

Gli out of office possono essere usati anche per far sapere ciò che farai prossimamente, che si tratti di un progetto sulla rampa di lancio, una partnership o una conferenza. Dai una scusa alle persone per annotarsi la tua data di rientro e approcciarti per sapere cosa bolle in pentola.

Il messaggio di out of office non simboleggia il momento distacco dal tuo luogo di lavoro: è la tua opportunità di dare nuovo momentum alla tua carriera aggiornando le altre persone su ciò che hai conseguito e quello a cui ti stai dedicando. Fatti un favore e sfrutta l’opportunità.

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