Un processo di gestione delle spese non efficiente compromette il lavoro del reparto amministrativo, aumenta lo spreco di fondi e si dimostra frustrante per i dipendenti. Per utilizzare al meglio le risorse aziendali è necessario semplificare la gestione dei fondi, ottimizzando i processi legati ai rimborsi spese per aumentare il controllo sulle risorse aziendali e agevolare la crescita del business.
Secondo uno studio realizzato da Coleman Parkes Research, ogni anno le aziende europee perdono 347 miliardi di euro a causa di controlli inadeguati sui fondi aziendali. Inoltre, la ricerca ha evidenziato come le aziende italiane, a causa di errori nell’elaborazione dei rimborsi spese, sostengono ogni anno in media costi aggiuntivi pari a 295.658 euro. Al contempo, come conseguenza di tali errori e inefficienze, le imprese in Italia devono fare i conti con l’8% di Iva non rimborsata, alla quale invece avrebbero diritto.
In questo contesto è evidente l’importanza di adottare soluzioni adeguate per ottimizzare la gestione dei fondi aziendali, per ridurre i costi, soprattutto quelli legati agli sprechi di risorse, e allo stesso tempo aumentare il controllo sulle uscite aziendali. Ciò è possibile grazie a soluzioni innovative come soldo.com: una piattaforma flessibile, in grado di rendere la gestione delle spese aziendali più controllata ed efficiente, così da automatizzare i processi finanziari del business e permettere ai team amministrativi di dedicare più tempo alle attività ad alto valore aggiunto.
I principali problemi delle aziende nella gestione dei rimborsi spese
Il processo tradizionale di gestione dei rimborsi spese comporta diverse criticità. Innanzitutto, spesso mancano delle policy aziendali, oppure sono poco chiare e incomplete: ciò complica il lavoro dei responsabili amministrativi e dei manager, rendendo il processo di approvazione delle spese più lungo, difficile e vulnerabile agli errori. La complessità del processo di rimborso è un altro aspetto piuttosto comune tra le imprese, il quale spesso richiede numerosi passaggi e diverse operazioni realizzate manualmente.
Le conseguenze negative sono molteplici: dagli inevitabili ritardi nei pagamenti all’aumento degli errori, oltre a uno spreco di risorse impegnate in complicati processi di rendicontazione, controllo e valutazione dei rimborsi spese. Per esempio, si ignora che, con la risposta n. 314 dell’Agenzia delle Entrate, è stato specificato che le somme erogate ai dipendenti come rimborso per i costi sostenuti per lo smart working, come il consumo di energia elettrica e la spesa per l’uso dei servizi igienici, non sono imponibili ai fini Irpef.
La manualità delle attività amministrative ripetitive e monotone è la principale causa dell’inefficienza del processo di rimborso spese nelle aziende: questo approccio implica infatti un lavoro lungo e stressante per i responsabili amministrativi, che devono analizzare ogni singola richiesta, associarla alla relativa ricevuta, controllare che sia prevista dalla policy aziendale, se presente, e registrarla nel sistema contabile.
Un’altra problematica è rappresentata dalla scarsa visibilità sull’utilizzo dei fondi aziendali, con una difficoltà diffusa tra le imprese nel riuscire a controllare come vengono spese le risorse.
Si tratta di un aspetto che, spesso, porta a interventi realizzati in ritardo, con i fondi ormai impiegati in modo non corretto. Un’ultima questione è legata ai disagi per i dipendenti, causati da una gestione inefficiente dei rimborsi spese, che di frequente può portare i collaboratori ad anticipare i fondi, senza sapere quando verranno restituiti.
D’altronde, i dati parlano molto chiaro: una ricerca condotta da Travel for Business sui pagamenti aziendali e la mobilità ha evidenziato che il 52% delle imprese effettua il controllo a posteriori delle spese dei dipendenti, mentre il 43% delle aziende si affida solo a una travel policy di condotta del comportamento. Appena il 5% delle imprese ha implementato un sistema di controllo delle spese in tempo reale, mentre il 35% non utilizza soluzioni digitali per gestire i pagamenti aziendali per il travel e mobility management.
Come possono le aziende ottimizzare la gestione dei rimborsi spese
Per ottimizzare la gestione dei rimborsi spese è possibile adottare alcuni accorgimenti fondamentali. Prima di tutto, è necessario creare una buona policy aziendale, che garantisca regole chiare e univoche in materia di spesa, stabilendo sia il tipo di spese autorizzate che il relativo ammontare, per facilitare il lavoro del reparto amministrativo ed evitare l’uso improprio dei fondi aziendali.
Inoltre, bisogna semplificare il processo di rimborso, agendo su tre fronti: standardizzare le richieste di rimborso spese, creando un modulo ad hoc; definire un unico canale di comunicazione per l’invio delle domande (indirizzo email unico, piattaforma digitale o app); digitalizzare i processi, per diminuire le scartoffie.
Allo stesso tempo, è essenziale automatizzare le attività amministrative a basso valore aggiunto, usando un software per la contabilità, che registri, controlli e classifichi le transazioni in modo automatico, bloccando eventuali spese non conformi alla policy aziendale. Ciò consente anche di ridurre il numero di ore utilizzate dal dipartimento finanziario nell’elaborazione dei rimborsi spese: un’azienda di 450 dipendenti produce circa 135 rimborsi spese al mese, che richiedono 804 ore l’anno di lavoro con la gestione manuale.
L’automatizzazione della gestione dei rimborsi spese consente inoltre di aumentare la visibilità dei fondi aziendali in tempo reale; in più, evita che i dipendenti anticipino le somme personalmente. Per agevolare questi processi Soldo permette di integrare alla piattaforma apposite carte di pagamento Mastercard, fisiche o virtuali, che consentono l’accesso a fondi dedicati per dipendenti o dipartimenti, con la possibilità di creare budget personalizzati di spesa per controllare i costi.
Con Soldo è possibile usufruire anche di un’app mobile per le spese dei dipendenti che consente ai collaboratori di fotografare le ricevute con lo smartphone e inviarle al sistema contabile aziendale in modo semplice e veloce. Naturalmente, la piattaforma, grazie ad un sistema di archiviazione sostitutiva, permette anche di archiviare gli scontrini, così da evitare alle aziende la conservazione per 10 anni dei giustificativi cartacei.
Inoltre, la piattaforma digitale permette di monitorare tutti i fondi e i rimborsi spese in tempo reale, con una dashboard moderna e intuitiva, e di essere sincronizzata con i principali software di contabilità e gestione dei rimborsi spese (Xero, QuickBooks, Sage, NetSuite, ZTravel Next, ZTravel Project e SmartEX).
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