Ironia del destino? Slack, la nota app di messaggistica utilizzata per lo più per questioni lavorative, ha notato che molti dipendenti hanno iniziato a rispondere ai messaggi anche al di fuori dell’orario di lavoro. Consuetudine che però non porta di fatto a nulla. Infatti, anche le persone che si sentono in dovere di lavorare al di fuori dell’orario previsto tendono comunque a essere meno produttive.
Lavorare oltre l’orario stabilito non fa bene
Nel dettaglio, secondo quanto emerge dai dati del nuovo sondaggio del Workplace Lab di Slack – che ha intervistato circa 10.000 dipendenti – le persone che staccano all’orario prestabilito registrano punteggi di produttività più alti del 20% rispetto a coloro che sentono la pressione di lavorare oltre quanto previsto. Non sorprende, inoltre, che coloro che hanno sentito il bisogno di continuare a rispondere e a lavorare anche al di fuori dei propri orari registrano più del doppio di livelli di stress e di burnout rispetto ai loro coetanei che staccano seguendo i loro orari. (Nel frattempo, chi ha scelto di lavorare fino a tardi per scelta, sia per ragioni di orario che per ambizioni personali, non ha riportato svantaggi)
I risultati del sondaggio, che seguono la ricerca del Future Forum di Slack, ampiamente citata durante la pandemia, arrivano alla fine di un anno in cui molti ceo, in nome di una maggiore produttività, hanno spinto a fare di più con molti più sforzi. Inoltre, sono stati introdotti nuovi obblighi di rientro in ufficio. Aspetto che ha inevitabilmente scoraggiato diversi lavoratori, sia per le distrazioni offerte dal posto di lavoro, sia per le diverse ore trascorse per compiere il tragitto casa-lavoro per i pendolari. Sforzi, che in effetti, potrebbero peggiorare la produttività.
“Più ore non significano necessariamente migliore produttività”
“Convenzionalmente, riguardo la produttività, il mantra è sempre stato: ‘Se vuoi produrre di più, devi semplicemente lavorare di più”, afferma Christina Janzer, senior vice president of research and analytics and the head del Workforce Lab di Slack, che fa ricerche ed esperimenti per migliorare le modalità di lavoro. “Questa è la nostra occasione per sfatare il mito. Più ore non significano necessariamente migliore produttività”. Janzer ammette che, sebbene Slack disponga di impostazioni di non disturbo, aggiornamenti di stato e strumenti di invio programmato, “c’è ancora molto lavoro da fare per incoraggiarli e renderli più visibili”. Tuttavia, alla fine spetta “all’azienda, al team e alla cultura stabilire realmente queste regole di base”, aggiunge.
La ricerca di Slack deriva da autovalutazioni, piuttosto che su misure specifiche della produttività dei partecipanti allo studio o sul numero delle ore lavorative. Il sondaggio ha rilevato che coloro che si sentivano obbligati a lavorare oltre l’orario prestabilito erano il 50% più propensi a dichiarare di avere troppe priorità da dover smarcare nello stesso momento rispetto a coloro che lavorano in orari tradizionali.
Nel frattempo, i dipendenti che lavoravano più ore riportavano un’efficienza durante il giorno simile a quelli che lavoravano seguendo i loro orari tradizionali. Aspetto che, secondo quanto afferma Janzer, rivela che i responsabili non stiano facendo abbastanza per dare delle effettive priorità e per prevenire il burnout. D’altronde, gli ultimi dati evidenziano che all’interno di diverse società “c’è una grande opportunità per i responsabili di svolgere un ruolo più importante nell’aiutare le persone a stabilire le priorità e ottimizzare i tempi di lavoro”, dice Janzer.
L’indagine ha inoltre rilevato qual è l’ideale suddivisione per una giornata lavorativa: secondo i dipendenti infatti si è abbastanza concentrati per quattro ore lavorative, mentre più di due ore di riunioni non fanno altro che causare sovraccarichi. Intanto, la metà dei lavoratori d’ufficio intervistati ha affermato di fare raramente o addirittura mai pause durante la giornata lavorativa.
No a più ore di lavoro per aumentare la produttività
Quanto evidenziato dalla ricerca sulle lunghe ore lavorative e alla produttività non è comunque una novità. La ricerca accademica ha a lungo dimostrato che oltre un certo punto, le ore supplementari possono portare solo a un calo della produttività. Uno studio del 2014, ad esempio, ha rilevato che la produttività dei dipendenti diminuisce rapidamente dopo una settimana lavorativa di 50 ore e crolla rapidamente dopo 55 ore.
Uno studio della Boston University che ha intervistato dei consulenti ha evinto che i manager non riuscivano a distinguere tra coloro che lavoravano effettivamente 80 ore a settimana e coloro che fingevano di farlo. Inoltre, una ricerca effettuata dall’Organizzazione Mondiale della Sanità ha evidenziato che lavorare 55 ore o più a settimana aumenta del 35% il rischio di un ictus e del 17% il rischio connesso a una morte per malattie cardiache.
Un promemoria importante che evidenzia che ci sono alternative migliori per aumentare la produttività. D’altronde, grazie al lavoro ibrido e alla tecnologia le persone stanno ripensando modelli e pratiche di lavoro. “La produttività non è lineare”, dice Janzer, notando che il 75% dei partecipanti al sondaggio ha riscontrato una flessione della produttività nel pomeriggio tra le 15:00 e le 18:00. “Ci sono queste opportunità per riflettere davvero su come le persone stanno spendendo e strutturando la loro giornata”.
Le strategie di gestione del tempo a lavoro
Il sondaggio di Slack ha anche scoperto che coloro che hanno segnalato la massima produttività erano più propensi a utilizzare strategie di gestione del tempo, come impostare blocchi orari per compiti specifici, controllare la posta elettronica solo in determinati momenti e impostare timer per rimanere concentrati. Slack sta sperimentando alcuni strumenti di produttività: recentemente, il team di Janzer ha dato vita a una “settimana di incontri veloci” in cui ha dimezzato la durata di tutti gli incontri. Per esempio, tutti gli slot di 30 minuti, sono stati convertiti in slot di 15 minuti, così da vedere quanto tempo fosse realmente necessario. L’azienda ha anche fissato le cosiddette maker weeks due volte a trimestre, durante le quali gli incontri vengono temporaneamente rimossi dal calendario per ripensare quali funzionano e quali no.
“È una grande forza propulsiva”, dice Janzer. “Sei in grado di aumentare di molto la produttività. Inoltre, sono tutti strumenti che ti costringono a lavorare in modi diversi. Peraltro, ti permette di capire che ciò che pensavi di risolvere in 30 minuti di riunione, in realtà poteva essere essere sintetizzato in un video su Slack. O, come molti hanno notato, anche solo in una mail”.
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