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Business 15 Ottobre, 2020 @ 1:48

Le best practice dello smart working per le aziende 

di Forbes.it

Staff

La redazione di Forbes.Leggi di più dell'autore
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lavoro da casa - meeting in remote working - smart working
(Shutterstock)

A causa dell’emergenza causata dal Covid-19, molto persone si sono ritrovate a lavorare da casa. Spesso si pensa che un computer e una scrivania possano bastare per svolgere al meglio le proprie mansioni: in realtà, ci sono diversi modo con i quali i dipendenti possono attrezzarsi per non perdere produttività e svolgere davvero la loro attività come se fossero in ufficio.

A livello europeo, infatti, c’è molta confusione su quanto i dipendenti possano spendere per attrezzarsi a lavorare da remoto. Il sondaggio “Home Office” di SAP Concur ha indagato sulle spese di telelavoro tra 6.812 dipendenti in 8 mercati europei e rivela che solo il 15% dei dipendenti italiani è stato informato su come gestire le spese durante il lockdown, risultando tra i più disinformati dopo i lavoratori francesi (12%), mentre i più informati sono i lavoratori danesi (24%) seguiti da Svezia e Regno Unito (19%), Germania (18%), Olanda (16%) e Spagna (15%). 

I dipendenti sono confusi su ciò che può e non può essere speso per lavorare da casa

Solo il 34% dei dipendenti italiani è stato informato su quanto tempo passerà ancora a lavorare in smart working, risultando però tra i più edotti insieme alla Francia (34%), rispetto a Paesi Bassi e Spagna (30%), Germania (28%), Danimarca (26%), Svezia (24%) e Regno Unito (22%).

Per quanto riguarda le spese però si riscontra poca chiarezza in Italia: il 76% dei lavoratori non è sicuro se e quali spese è autorizzato a sostenere mentre lavora da casa; la situazione è migliore negli altri Paesi europei con Olanda (72%), Francia (69%), Spagna (64%), Regno Unito (63%), Danimarca (60%), Germania (58%), Svezia (51%) che mostrano di avere idee più chiare. Tra i dipendenti italiani intervistati il 42% non è stato informato riguardo i rimborsi relativi all’acquisto di dispositivi software e hardware, fondamentali per poter portare avanti attività lavorative da casa. Più rosea la situazione nel resto d’Europa: Germania (38%), UK (32%), Spagna (31%), Francia (32%) e Danimarca (27%) non sanno se l’azienda copra spese relative all’elettricità e al riscaldamento, il 23% dei dipendenti svedesi non sa se riceverà il rimborso relativo a spese per mobili per ufficio, mentre nei Paesi Bassi c’è un’incognita sulle spese relative a hardware e software IT (36%). Il 31% dei lavoratori italiani afferma, inoltre, di non poter sostenere alcun costo: gli altri Paesi europei invece danno maggiori possibilità, con Spagna (10%), Danimarca (17%), Svezia e Olanda (20%) tra le più virtuose.

 Il tema dello smart working non si risolve nella semplice disponibilità di un laptop o di strumenti di presenza digitale, ormai necessari per tutti. La riflessione sta portando molte aziende verso l’adozione di processi scalabili che non siano dipendenti dalla presenza del personale sul luogo di lavoro. Come esempio, pensiamo all’Audit delle spese: processo tipicamente labour intensive, oggi può essere remoto e totalmente digitale. Un audit cloud realizzato tramite AI & machine learning offre una soluzione centralizzata e senza la necessità di gestire documenti in carta, garantendo non solo una maggiore visibilità e controllo sulla spesa con relativa riduzione di costi, ma una “scalabilità digitale”, rendendo possibili scenari di smart working effettivo grazie a soluzioni integrate come SAP Concur” afferma Gabriele Indrieri, Country Manager per Italia, Malta e Grecia di SAP Concur.

Il lockdown ha cambiato il concetto di dovere e di diligenza per i datori di lavoro: mentre un lavoro in sede richiede sicurezza sulla strada da e verso l’ufficio e durante l’orario di lavoro, il remote working richiede ai datori di lavoro non solo di comprendere le sfide professionali dei dipendenti, ma anche di come le questioni personali possano influire sulla loro capacità di svolgere le proprie mansioni.

Per molti dipendenti, la creazione di uno spazio di lavoro a casa è stata solo un lato della medaglia: l’adattamento a diversi modelli di lavoro assume molte forme, dall’orario al destreggiarsi con la cura dei propri cari o dei bambini mentre le scuole sono chiuse. Nonostante ciò, il sondaggio EMEA “Home Office” di SAP Concur mostra che solo il 14% dei dipendenti italiani ritiene che il proprio datore di lavoro mostri comprensione per i doppi oneri (come assistenza all’infanzia o alle persone a carico) e che solo il 21% è stato informato dell’orario di lavoro del proprio ufficio durante il lockdown. 

Le aziende che attualmente incoraggiano i dipendenti a lavorare da casa devono però impegnarsi per supportare la propria forza lavoro. Ecco alcune best practice di smart working:

  • Considerare le esigenze dei singoli dipendenti: i datori di lavoro dovrebbero confrontarsi regolarmente con i propri dipendenti e incoraggiare un dialogo aperto su eventuali cambiamenti delle loro circostanze personali che potrebbero influenzare il loro operato. È fondamentale per i dipendenti trovare una routine lavorativa a casa che funzioni al meglio e attenersi ad essa.
  • Adottare un approccio più flessibile al lavoro a distanza: i dipendenti che hanno anche responsabilità di assistere bambini potrebbero dover essere libere di lavorare in base alle necessità, riducendo i propri obiettivi o offrendo loro un maggiore congedo annuale.
  • Stabilire aspettative chiare: assicurarsi quindi che i dipendenti che lavorano da casa sappiano esattamente cosa ci si aspetta da loro.
  • Offrire supporto oltre le priorità quotidiane del dipendente: in Italia solo il 14% dei lavoratori ha affermato che i propri datori di lavoro si sono offerti di sostenere il proprio benessere, mentre il 13% ha beneficiato di corsi di fitness online.

 A seguito di rapidi cambiamenti causati dalla situazione attuale, è chiaro che molte aziende devono aggiornare il loro processo di spesa o introdurre una politica interinale e comunicarlo chiaramente per garantire che i dipendenti siano informati su ciò che possono e non possono spendere“, afferma Pierre-Emmanuel Tetaz, SVP EMEA e direttore generale di SAP Concur. “I datori di lavoro devono saper sfruttare questo periodo per fare un passo indietro e rivedere le politiche attuali, per comprendere se è necessario apportare in futuro modifiche alla politica esistente per i lavoratori da remoto“.

 

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