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Tecnologia 24 Giugno, 2019 @ 11:30

Gestione documentale: la vera sfida dello smart working

di Simona Politini

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Timbrare il cartellino sembra ormai una pratica destinata ad estinguersi, la rivoluzione digitale sta cambiando il modo di pensare al lavoro: orari flessibili, spazi condivisi, connessioni da remoto. Stiamo parlando dello smart working, o, come preferisce definirlo l’Accademia della Crusca: lavoro agile, una modello organizzativo sempre più apprezzato anche nel nostro paese, secondo quanto rilevato dal  Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano.

Nel 2018, riportano gli ultimi dati elaborati dall’Osservatorio del Politecnico, sono infatti già 480mila i lavoratori che in Italia sfruttano i vantaggi dello smart working, e la tendenza è in crescita costante.

Lavorare in modalità smart, tuttavia, rappresenta per le aziende una vera sfida, non solo per quanto riguarda una corretta e controllata gestione delle risorse umane, ma, soprattutto, relativamente all’esigenza di mettere tutti i lavoratori, in sede e non, nella condizione di poter svolgere il proprio incarico. L’accesso ai documenti da remoto diventa dunque una priorità per la pubblica amministrazione, per le grandi aziende come per le PMI, e, in generale, per tutte le realtà che intendono avvicinarsi a questo nuovo modo di lavorare.

Digitalizzazione documenti: i vantaggi del creare un archivio digitale 

Una corretta gestione documentale attraverso l’utilizzo delle nuove tecnologie digitali non è dunque una scelta, ma una necessità affinché l’attività lavorativa possa procedere nel modo più fluido possibile puntando dritto al raggiungimento degli obiettivi di business prefissati. Numerosi sono infatti i vantaggi per le aziende che decido intraprendere un processo di archiviazione documentale:

  • Aumento della produttività: l’automazione del flusso di lavoro attraverso l’archiviazione digitale consente ai dipendenti di condividere, collaborare, scambiare e accedere ai documenti in modo semplice e rapido. Con un’efficace strategia di digitalizzazione, il tempo dedicato alla ricerca di documenti cartacei può essere ridotto drasticamente, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività a valore aggiunto.
  • Efficienza economica: l’archiviazione digitale degli archivi cartacei libera lo spazio fisico, consentendo alle aziende di ridurre i costi di archiviazione dei documenti fuori sede o di beneficiare di ulteriori metri quadri che possono essere ridistribuiti per uso aziendale.
  • Migliore accessibilità: i documenti digitali possono essere facilmente accessibili (tramite il cloud o in locale) indipendentemente dalla posizione o dal dispositivo. Il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e l’indicizzazione dei dati aiutano nella ricerca e consentono l’accesso ai dati in modo efficiente per risparmiare tempo e fatica.
  • Sicurezza avanzata: i documenti cartacei possono rappresentare un potenziale rischio per la sicurezza, possono essere facilmente smarriti o diffusi in modo improprio. I documenti digitali sono tracciabili e consentono alle aziende di mantenere una linea di controllo. Un sistema di autorizzazioni, se necessario, migliora la sicurezza e mantiene la riservatezza del documento.
  • Maggiore sostenibilità: la dipendenza dai documenti cartacei ha un costo ambientale, non solo dovuto all’uso della carta, ma anche all’uso di inchiostro e toner. Ridurre la stampa inutile è un modo molto pratico ed efficace per contribuire al benessere del nostro pianeta. 

Documenti digitali e documenti cartacei: un’integrazione necessaria 

Gli affezionati della carta non devono però temere. Secondo “Global Print 2025”, la ricerca elaborata da Quocirca in collaborazione con Brother, tra le aziende leader nel settore Imaging & Printing a livello mondiale, da qui al 2025 i volumi di stampa cresceranno.

Documenti digitali e documenti cartacei continueranno a convivere per molto tempo, il punto è adesso però: come integrare carta e digitale a vantaggio di efficienza e produttività? A raccogliere la sfida in prima linea troviamo i fornitori di servizi di stampa, sempre più impegnati nel trovare nuove soluzioni tecnologiche che permettano a documenti di diversi formati di comunicare tra loro. 

Brother, servizi di stampa evoluti per aziende che guardano al futuro 

Offrire soluzioni sempre più innovative per rispondere prontamente alle richieste del mercato è la prerogativa di Brother, marchio del settore tecnologico riconosciuto con oltre un secolo di esperienza alle spalle. I designer di Brother hanno infatti creato alcuni dei modelli di stampanti più venduti in Europa, incluso il primo multifunzione A3 inkjet più compatto al mondo.

Ecco dunque Light Solutions, i servizi di scansione e archiviazione di Brother che puntano a fornire le migliori soluzioni, anche personalizzate, per la gestione dei documenti e degli archivi elettronici.

Barcode Utility: il software per l’archiviazione documentale 

Barcode Utility è un software di gestione documentale che permette di scansionare e archiviare una grande mole di documenti in maniera semplice, veloce e precisa attraverso la lettura dei codici a barre contenuti nei documenti. Questa tecnologia, infatti, risponde perfettamente alle esigenze delle aziende operanti nei settori dei servizi assicurativi, nelle vendite online e nella logistica e, in generale, delle aziende che eseguono spesso la scansione di documenti contenenti codici a barre. Barcode Utility può rilevare fino a 13 tipi di codici a barre 1D e 2D (dei più comunemente usati), e salvare i file in formato PDF, PDF/A e TIFF in cartelle predefinite. Inoltre, in base alle informazioni contenute nei codici a barre, può fascicolare le singole pagine e salvarle nei singoli documenti opportunamente rinominati.

I nostri scanner sono progettati per semplificare la vita dei nostri clienti. Una parte fondamentale dell’innovazione e dello sviluppo del prodotto comincia con l’ascolto delle loro esigenze e prosegue con lo sviluppo di funzionalità che soddisfino le loro richieste” – afferma Lorenzo Matteoni, Senior Manager Marketing di Brother Italia – “Barcode Utility è una funzionalità nata proprio dalla condivisione del lavoro e delle necessità con i nostri clienti. Si tratta di una grande opportunità per aiutare le aziende ad automatizzare il flusso di lavoro dell’amministrazione che così può concentrarsi meglio sugli obiettivi di business“.

Secure Print+: la soluzione per la gestione della stampa ultra sicura

Secure Print+, la soluzione ideale per le stampanti presenti in un ambiente di lavoro condiviso, offre massima sicurezza in ogni fase della stampa, dall’invio al ritiro. I documenti vengono stampati solo quando il processo di stampa viene autorizzato dalla stampante tramite PIN o card NFC, gli utenti non autorizzati non potranno quindi accedere al documento. Il massimo della sicurezza in linea con il nuovo regolamento GDPR.

Stampa personalizzata con Custom UI

Custom UI è la soluzione per la stampa, ideale per le stampanti e gli scanner presenti in un ambiente condiviso, che permette di personalizzare il pannello di controllo con funzioni speciali e brandizzate sulla base delle esigenze dell’azienda.

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