Articolo tratto dal numero di settembre 2020 di Forbes Italia
Negli ultimi mesi abbiamo assistito a un cambiamento radicale del nostro modo di lavorare. La maggior parte di noi ha adottato per la prima volta la modalità di lavoro in smart working, che rappresenta un nuovo approccio al modo di lavorare e di collaborare all’interno delle aziende. Nonostante le condizioni straordinarie dettate dal lockdown, però, grazie all’ausilio di strumenti tecnologici adeguati lo smart working ha permesso a moltissimi professionisti di essere produttivi, connessi e digitali anche da remoto e di non fermare la produttività delle aziende. Strumenti che non si limitano però ai soli computer, in quanto ci si è presto resi conto che il laptop non bastava, e si è quindi dovuti ricorrere a periferiche di stampa e scansione per non interrompere il flusso di lavoro anche durante l’assenza forzata dall’ufficio. Le esigenze di stampa delle aziende sono quindi profondamente cambiate, perché in un qualsiasi ciclo di vita aziendale il mantenimento di un archivio documentale è sempre stato uno dei processi vitali per le attività di business e amministrative. Anche da remoto le stampanti hanno rappresentato il complemento indispensabile per tutti i professionisti operativi da casa e per cui i processi di stampa mantengono una valenza chiave e prioritaria in molti casi. Le previsioni future indicano che nei mesi a venire lo smart working continuerà a essere adottato da moltissime aziende, nel tentativo di salvaguardare le proprie risorse senza però interrompere la continuità del business aziendale.
Una continuità garantita dalle soluzioni Brother, che offre un’ampia gamma di servizi e soluzioni che si integrano nella nuova dimensione lavorativa dei clienti: stampanti compatte veloci e di facile utilizzo da posizionare in ambiti casalinghi, connettività completa (usb, wifi, cablata, bluetooth) per collegarsi facilmente ai dispositivi di lavoro o alla rete di casa, app di stampa o scansione per utilizzare direttamente il proprio dispositivo mobile, soluzioni di sicurezza avanzata per mantenere al sicuro i documenti in stampa e scansione anche al di fuori del tradizionale contesto d’ufficio e assicurano il rispetto della normativa europea Gdpr.
Lavorare in modalità smart rappresenta dunque per le aziende una vera sfida, non solo per quanto riguarda una corretta e controllata gestione delle risorse umane, ma anche relativamente all’esigenza di mettere tutti i lavoratori, in sede e non, nella condizione di poter svolgere il proprio lavoro come se fossero presenti in ufficio. L’accesso ai documenti da remoto diventa dunque una priorità per la pubblica amministrazione, per le grandi aziende come per le Pmi, e, in generale, per tutte le realtà che intendono adottare questo nuovo modo di lavorare. Una corretta gestione documentale attraverso l’utilizzo delle nuove tecnologie digitali non è dunque una scelta, ma una necessità affinché l’attività lavorativa possa procedere nel modo più fluido possibile puntando al raggiungimento degli obiettivi di business prefissati. I vantaggi per le aziende che decidono di intraprendere un processo di archiviazione documentale sono numerosi. In primis, l’automazione del flusso di lavoro attraverso l’archiviazione digitale consente ai dipendenti di condividere, collaborare, scambiare e accedere ai documenti in modo semplice e rapido. Con un’efficace strategia di digitalizzazione, il tempo dedicato alla ricerca di documenti cartacei può essere ridotto drasticamente, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività di valore elevato. In secondo luogo, l’archiviazione digitale dei documenti cartacei libera lo spazio fisico, consentendo alle aziende di ridurre i costi di archiviazione dei documenti. I documenti digitali sono inoltre facilmente accessibili (tramite il cloud o in locale) indipendentemente dalla posizione o dal dispositivo. Il riconoscimento ottico dei caratteri (Ocr) e l’indicizzazione dei dati possono aiutare nella ricerca e consentire l’accesso ai dati in modo efficiente per risparmiare tempo e fatica. E per quanto riguarda la sicurezza, i documenti digitali sono tracciabili e consentono alle aziende di mantenere una linea di controllo. Un sistema di autorizzazioni, se necessario, migliora la sicurezza e mantiene la riservatezza del documento.
Questo, però, non significa che in futuro le necessità di stampa scompariranno. Secondo il Global Print 2025, la ricerca elaborata da Quocirca in collaborazione con Brother, tra le aziende leader nel settore Imaging & Printing a livello mondiale, da qui al 2025 i volumi di stampa cresceranno. Ecco perché, ora più che mai, è indispensabile attuare delle strategie aziendali in grado integrare carta e digitale a vantaggio di efficienza e produttività, senza però dimenticare le nuove normative in termini di sicurezza sanitaria e distanziamento sociale.
Questo, in particolare, per quanto riguarda il rientro in ufficio, che porta con sé la necessità di cambiare la cultura organizzativa a cui siamo stati abituati fino a pochi mesi fa. La vita in ufficio sarà infatti composta da nuove abitudini, procedure e accorgimenti pensati per tutelare la salute dei collaboratori, minimizzando la probabilità di altri contagi. In questa fase il mondo del document management gioca un ruolo importante, perché vanno studiate strategie ad hoc volte a mantenere il “social distancing” senza però pregiudicare l’efficienza delle attività aziendali. Una di queste strategie è rappresentata dal balanced deployment, che consiste nel suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all’interno degli uffici, sostituendo le grandi stampanti A3 con più unità in formato A4 compatte, performanti ma soprattutto più vicine alle singole postazioni di lavoro. Così facendo si evitano lunghi percorsi in mezzo ad altre aree (come avviene spesso negli open space) per andare a recuperare le stampe, e soprattutto si evitano le code che si creavano aspettando di ritirare i propri documenti. L’aggiunta di scanner è un altro elemento di “bilanciamento”, perché chi necessità di fare solo la scansione di un documento non deve necessariamente attendere la conclusione delle stampe dei colleghi e viceversa.
A questo si aggiunge il concetto di decentralizzazione, che consiste nel posizionare più stampanti all’interno dello stesso reparto, adempiendo alle nuove normative che impongono di avere scrivanie libere per poter distanziare gli impiegati. Queste soluzioni permettono di ridurre i contatti fra i colleghi, rispettare la legge sul distanziamento sociale, incrementare l’efficienza riducendo le code e rispettare il Gdpr, in quanto le nuove stampanti A4 prevedono l’inserimento di un Pin per autorizzare la stampa o il rilascio del documento tramite autenticazione con card, proteggendo così anche i documenti sensibili.
Ripartire in sicurezza, però, significa anche comunicare a dipendenti, collaboratori e clienti le nuove norme nell’ambiente di lavoro, evidenziando in modo chiaro e ordinato le regole da rispettare. Grazie alle stampanti per etichette Brother si può creare tutta la segnaletica utile e necessaria per fronteggiare il new normal: realizzare percorsi organizzati e definiti identificando e segnalando i potenziali pericoli; posizionare degli avvisi su vetrate, porte o accessi alle aree comuni per ricordare l’obbligo di distanziamento sociale; mettere in evidenza i dispenser di gel igienizzanti all’ingresso.
Le etichette Brother si adattano a ogni singola attività e utilizzo grazie alla loro robustezza, flessibilità e versatilità: i nastri e le etichette Brother sono disponibili in un’ampia gamma di colori, stili e dimensioni personalizzabili a piacere. Dai piccoli negozi fino a realtà aziendali strutturate, le stampanti per etichette Brother sono uno strumento fondamentale per fornire indicazioni ai lavoratori o ai clienti che dovranno rispettare le nuove norme di sicurezza anti-contagio. Soluzioni, quelle pensate da Brother, per ripartire nel modo giusto, nel rispetto delle normative, puntando sempre a una maggiore efficienza e sicurezza.
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