Digitalizzare le inefficienze delle lunghe e complesse procedure legali. È con questo obiettivo che lo Studio Chiomenti (fondato a Roma nel 1948) ha iniziato sei anni fa un lungo percorso finalizzato alla trasformazione dell’IT e alla digitalizzazione di diversi processi, soprattutto documentali. Diventato nel corso del tempo un punto di riferimento nel mercato dei servizi legali, (vantando tra i propri clienti i più grandi gruppi industriali e finanziari italiani ed esteri), oggi lo Studio Chiomenti è composto da 300 professionisti e opera attraverso le sedi italiane di Roma e Milano e quelle estere di New York, Londra, Bruxelles, Pechino, Shanghai e Hong Kong e non intende fermarsi.
Grazie alla sua attenzione verso il futuro, lo studio ha, prima di tutto, rimesso in discussione il complesso, costoso e rischioso (visto che poteva comportare errori nelle diversi fasi) processo di gestione dei documenti. Esso, infatti, come svela Davide Albanese, IT Director dello Studio Chiomenti “coinvolgeva molti soggetti all’interno dello Studio: il professionista, per quanto riguarda la predisposizione dei documenti; l’assistente, per la collazione del fascicolo, e il tribunalista, incaricato del deposito o del ritiro della documentazione in cancelleria, oltre che del pagamento delle relative spese, della raccolta e conservazione delle ricevute e di tutte le altre incombenze”. Serviva quindi, come racconta Albanese, rivolgersi alla “digitalizzazione per puntare ad eliminare tutte queste problematiche. In particolare, avevamo l’obiettivo di rendere più facile e veloce il lavoro dei professionisti creando, in questo modo, valore aggiunto anche per i nostri clienti”.
Lo Studio Chiomenti e la firma digitale per eliminare le complessità
Per dar vita a questa trasformazione tecnologica e digitale, rivela Albanese, “decidemmo di affidarci ad InfoCert, convinti sia dall’evidente posizione di leadership che ricopriva sul mercato, sia dai giudizi positivi raccolti da altre realtà che già si avvalevano dei suoi servizi”. Una collaborazione fondamentale che sfociò immediatamente nell’adozione del principale abilitatore della digital transformation dei processi aziendali: la firma aziendale. Nonostante le ovvie difficoltà iniziali, essa cominciò ad essere utilizzata per la sottoscrizione con pieno valore legale di numerosi documenti gestiti quotidianamente dallo Studio Chiomenti. “In media, parliamo oggi di un centinaio di documenti al giorno relativi a pratiche fiscali o a contenziosi giudiziali, del lavoro o amministrativi”, precisa Albanese.
Soluzione che oggi, tra l’altro, viene anche utilizzata per sottoscrivere documenti da trasferire via Pec alla Pubblica Amministrazione – ad esempio in risposta a bandi di gara – oppure a fornitori, come compagnie di assicurazioni. Ma non è tutto. Accanto alla firma digitale, lo studio Chiomenti ha deciso di adottare anche la soluzione InfoCert di marcatura temporale, in modo da beneficiare della gestione completamente digitalizzata anche di numerosi documenti finali di operazioni straordinarie – quali, ad esempio, contratti o verbali di assemblee – per i quali è frequentemente richiesta, appunto, la validazione temporale.
Una collaborazione vincente e proiettata al futuro
Per capire l’importanza della collaborazione realizzata con InfoCert, Davide Albanese evidenzia un aspetto molto importante. Se prima, la gestione di ogni pratica (nelle sedi di Milano e Roma), richiedeva l’impegno full time di quattro risorse operative, adesso “beneficiamo di un risparmio di tempo che stimiamo pari a circa il 50%. Soprattutto, la digitalizzazione dei processi ci ha consentito di semplificare la gestione operativa garantendo una migliore e maggiore supervisione delle fasi da parte dei professionisti. Essi, inoltre, riescono ad essere quasi completamente autosufficienti e, quindi, più efficienti e flessibili”.
In sintesi, “abbiamo rivoluzionato diversi processi fondamentali e siamo stati in grado di sviluppare una user experience pratica, comoda, veloce e soprattutto sicura”, dichiara l’ IT Director dello Studio Chiomenti. Non è un caso, quindi, che durante il lockdown imposto a causa del Covid-19 le soluzioni InfoCert hanno permesso ai dipendenti dello Studio di garantire anche in regime di smart working la normale e continua operatività per tutti gli aspetti connessi alla gestione documentale.
Infine, partendo dal presupposto che ormai la firma digitale e la marcatura temporale sono utilizzate anche presso le sedi estere di Studio Chiomenti, la collaborazione con InfoCert – conclude Davide Albanese – “ci ha permesso di raggiungere un duplice obiettivo: da un lato, ci ha supportati nella digitalizzazione di processi ben precisi e, dall’altro, ci ha offerto una visione dei servizi ancora da sviluppare per continuare il nostro percorso di trasformazione digitale. Ora il Processo Civile Telematico non è più un ostacolo, anzi”.
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