Nel 2018 Ibsa – gruppo farmaceutico con sede a Lugano, in Svizzera – è stata tra le prime aziende a inserire nel proprio rapporto di sostenibilità un capitolo dedicato al legal procurement (ossia l’acquisto di servizi legali). Una scelta che può sembrare sorprendente, ma che testimonia una concezione all’avanguardia sia del procurement stesso, sia di come una direzione legale aziendale possa contribuire a creare valore e a promuovere la sostenibilità all’interno dell’impresa.
Il legal procurement per un’azienda è un processo delicato, che può generare complessità e sollevare quesiti talvolta trascurati, ma non trascurabili. Come dimostrare al cda, agli shareholder e agli stakeholder che il denaro speso per un servizio immateriale come una consulenza legale ha rispettato il principio di “best value for money” (ovvero, il miglior punto di equilibrio tra le competenze del professionista e il suo onorario)? È una questione che chiama in causa i principi di buona governance, ma non solo: purtroppo, il capitolo “consulenze” (incluse quelle legali), proprio per la sua complessità, può essere utilizzato per operazioni opache, se non addirittura illecite.
A questi rischi di management e reputazionali, la direzione legale di Ibsa ha risposto con l’adozione del beauty contest digitale. Si tratta di una procedura comparativa grazie alla quale i legali in-house possono scegliere il miglior professionista a un costo di mercato sulla base di una due diligence approfondita e di evidenze documentate. Tutto il procedimento avviene in modo trasparente e tracciabile, così da unire all’efficienza la possibilità, quando richiesto, di dimostrare la piena responsabilità delle proprie scelte. In questo modo, il legal procurement non rappresenta più soltanto una complessità da gestire con attenzione, ma si trasforma anche in un’opportunità per mostrare la cultura di sostenibilità dell’azienda.
L’inserimento del beauty contest digitale come misura di sostenibilità all’interno del report 2018 non è stato tuttavia un punto di arrivo per Ibsa, ma la tappa di un percorso che ha portato a ripensare il ruolo della direzione legale dentro l’azienda. I legali in-house sono spesso percepiti dai colleghi come coloro che pongono limiti e divieti, come centri di costo che entrano in campo quando una questione diventa scottante. La scommessa di Ibsa è quella di ribaltare questi pregiudizi. Oggi tutto il team dei legal affairs non pone limiti o barriere, ma accompagna invece proattivamente tutte le funzioni aziendali, per far sì che portino avanti il proprio lavoro rispettando i più alti standard di compliance e di sostenibilità.
A livello concreto, nel corso del 2020, un anno in cui la semplice gestione dell’ordinario è diventata qualcosa di straordinario, Ibsa è riuscita a estendere l’uso del beauty contest digitale a tutti i Paesi in cui il gruppo opera, globalizzando così una misura di sostenibilità. “L’internazionalizzazione del beauty contest è iniziata prima dell’emergenza Covid-19”, spiega Elisabetta Racca, head of legal affairs. “È stata però proprio la pandemia a dimostrare che nel XXI secolo qualunque principio di buona governance deve trovare un’applicazione globale, non solo locale, specie nelle realtà multinazionali come la nostra”.
Non solo. I legali in-house hanno dato un contributo fondamentale ai colleghi del dipartimento di information technology nella fase di sviluppo del portale aziendale di e-learning, per quanto riguarda il trattamento dei dati e la privacy. Infine, un supporto importante è stato dato anche alla supply chain nell’implementazione del portale dei fornitori, che – sulla scorta dell’esperienza positiva con il procurement – permetterà di gestire la catena di fornitura digitalmente, favorendo la compliance.
Il cambio di paradigma, quindi, è già ben avviato e promette di diventare un modello anche per altre direzioni legali di grandi aziende. Non è un caso che Ibsa sia tra i partner dell’iniziativa La Direzione Legale Sostenibile, organizzata da 4cLegal (provider anche della piattaforma di Beauty contest per il Legal Procurement): un progetto che ha proprio lo scopo di promuovere, nell’attività dei legali, l’attenzione al concetto di sostenibilità, soprattutto dal punto di vista della governance.
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