Smart working, lavoro ibrido, full remote, in presenza. Mai il mondo del lavoro, in particolare per alcune professioni, ha avuto dei confini così labili. Che la rivoluzione l’abbia fatta la pandemia è un dato di fatto, ma come si sta gestendo il lavoro nelle aziende? E quanto resta davvero dello smart working?
Le prime risposte arrivano da una ricerca condotta da Reverse, azienda internazionale di headhunting e consulenza hr, svolta su un campione di lavoratori italiani (per l’esattezza 1019), con un’età compresa tra i 25 e i 60 anni di diversa provenienza geografica. Ma tutti accomunati dal fatto di avere parzialmente lavorato in modalità smart working.
Dalla ricerca, che vuole scattare un fermo immagine della situazione attuale, emerge che la disconnessione è un’esigenza molto sentita. Il 45% dei lavoratori intervistati ha affermato che, lavorando da casa, ha sofferto per una maggiore richiesta di disponibilità online. È emerso, inoltre, che una regolamentazione in merito alla reperibilità è necessaria così come lavorare per obiettivi, cosa che ha fatto il 56% dei lavoratori da remoto. Il 60% degli hr manager ha affermato di avere introdotto, o essere in procinto di farlo, modalità di lavoro simili, e di continuare sulla strade del lavoro fluido. Un altro aspetto interessante legato allo smart working è che, nel portarlo avanti, bisogna comunque porre più attenzione ai percorsi di formazione, perché sia più mirata e personalizzata. Allo stesso tempo, per tornare in presenza, è necessario adeguare gli spazi a questa nuova modalità di lavoro.
Ma come stanno gestendo le aziende il lavoro ibrido? Abbiamo intervistato Beatrice D’Amelio, people & culture manager di Sensei S.r.l, software house con 30 dipendenti, Giovanna Rossi account manager di Webranking, agenzia digitale, e Sara Bombardini, delivery manager di Reverse.
Il lavoro ibrido? Frutto di scelte condivise con tutti i dipendenti
Sperimentazione continua e ascolto delle persone in modo da prendere delle decisioni condivise: se volessimo sintetizzare come viene gestito il lavoro ibrido in Sensei, queste parole renderebbero l’idea. La società, con sede a Milano, è infatti un esempio di come, a dispetto di quello che si crede, anche le piccole imprese meno strutturate riescano a trovare un equilibrio nella gestione di smart working e lavoro in ufficio.
Prima di decidere la modalità attuale, con 2 giorni a settimana in ufficio da scegliere in autonomia, sono stati fatti diversi esperimenti. Ci spiega Beatrice D’Amelio: “Abbiamo cambiato diverse volte in corsa per trovare la soluzione più adatta, ma ciò che è importante è che abbiamo deciso di interpellare le persone e capire insieme quale sarebbe stato il metodo migliore. Abbiamo utilizzato delle board virtuali e delle survey in cui ognuno poteva esprimere quello che pensava, anche in maniera anonima. Avevamo iniziato a fare smart working prima del 2020, ma con la pandemia abbiamo dovuto ridisegnare tutto. Una volta che le persone hanno detto cosa pensavano, nella riunione in plenaria abbiamo discusso gli aspetti che erano emersi. Non c’erano voci fuori dal coro: tutti erano concordi sul fatto che lavorare da casa fosse comodo, si risparmiasse tempo e ci fosse maggiore concentrazione”.
Allo stesso tempo, fa notare Beatrice, “è emersa l’enorme perdita di tutta la parte sociale, il ‘non lavoro”, ciò che succede alla macchinetta del caffè. In un’azienda piccola, come la nostra, le pause si fanno più o meno tutti insieme. Quando ce ne siamo resi conto, abbiamo riconsiderato le nostre decisioni, eliminando i giorni fissi in ufficio e arrivando a 2 a scelta tra il martedì e il giovedì. Ciò garantisce la presenza di 10-12 persone al giorno. Questo ci ha portato a non limitare le persone e a rimettere tutto alla loro responsabilità”.
L’importanza di ascoltare i bisogni dei dipendenti
Ovviamente non è stato semplice, come riconosce la manager: “C’è stato un momento, nel febbraio scorso, in cui il 20% delle persone non veniva in ufficio e non era una cosa positiva: avevamo preso una decisione tutti insieme e volevamo fosse rispettata. Certo, si poteva rinegoziare, ma contava e conta attenersi a quanto decide la maggioranza. Per ovviare a ciò abbiamo indetto varie riunioni e affrontato anche le diverse situazioni che potevano esserci: chi lavorava dalla Sicilia, chi in maternità aveva deciso di non venire in ufficio. Ne abbiamo parlato davanti a tutti, dopo aver discusso con le persone in questione, perché quello che crediamo è che non sia la situazione singola a inficiare il tutto, ma chi forza delle regole quando si potrebbe invece discutere. Così si mette a rischio la libertà di tutti e ciò uccide le aziende. La trasparenza ci ha premiato”.
Sensei ha poi fatto una scelta quasi controcorrente: ha cambiato uffici per puntare su spazi più grandi con terrazzo annesso: “In molti oggi scelgono lo smart working per risparmiare sui costi della sede, noi invece abbiamo speso di più per far rientrare le persone. Questo perché cerchiamo di evitare di guardare solo al profilo economico che dà solo un beneficio immediato. Invece investire sulle persone a lungo termine paga, si abbassa il turnover e questo clima porta i dipendenti a restare. Tutti hanno le chiavi e possono venire a lavorare quando vogliono. Lo smart working, invece, è ancora regolato da un aspetto economico, mentre lavorare sull’aspetto culturale è la direzione da intraprendere per avere persone che si sentano davvero parte dell’azienda”.
Per il lavoro liquido conta l’ufficio deve essere un grande elemento di attrazione
Anche in Webranking, azienda con 4 sedi, a Milano, Correggio, Reggio Emilia e Cagliari, viene coltivato il clima aziendale e l’ufficio continua a essere un grande elemento di attrazione come ci dice Giovanna Rossi, account manager di Webranking. “Ci siamo molto legati e la stesse sede di Correggio, da dove è iniziato tutto, è famosa per avere la piscina, essere il posto delle grigliate e altre attività così come succede anche in altre sedi. Webranking è partita da qua e questa dimensione “local” è tuttora importante: basti pensare che la sede si trova in un’ex fabbrica, in una zona ad alta riqualificazione. Ma non è solo l’ambiente fisico ad avere favorito il ritorno in ufficio: l’azienda è frequentata da tanta gente, sia interna che esterna, ed è come se fosse un po’ la Silicon Valley. C’è uno scambio continuo di idee e anche chi fa un lavoro differente, come me, può apprendere continuamente da chi si occupa di advertising o user experience. Certo, il fatto di avere la biblioteca, la sala giochi e angoli progettati ad hoc per le call – che sono aumentata considerevolmente – rende sicuramente gli uffici molto attrattivi.
Se forse il segreto per gestire il lavoro ibrido è puntare sul design degli spazi e sulla contaminazione delle competenze, c’è da dire che fare smart working liberamente gioca un ruolo importante: “Prima della pandemia, erano 5 giorni al mese ed era una modalità che ci aveva spinto, già dal 2018, ad adottare degli strumenti lavorativi che permettessero di lavorare da ogni dove. Così nel 2020, quando i lockdown ci hanno costretto a lavorare da remoto, eravamo preparati. Continuiamo a lavorare in smart working in una libertà di gestione completa, compatibilmente con le esigenze dei clienti, e lo faremo per sempre. Allo stesso tempo, devo dire che il clima in Webranking è così distintivo che nessuno sta sempre a casa, anzi. Io stessa, quando vado in ufficio, percorro 150 km tra andata e ritorno e lo faccio con piacere. Così come ho dei colleghi correggesi che abitano vicino alla sede e fanno smart working ogni tanto”.
Fiducia e responsabilizzazione alla base dello smart working
“È la tua agenda che comanda lo smart working: sta molto alla tua intelligenza professionale sapere se puoi garantire la qualità”, lo dice senza mezzi termini Sara Bombardini, delivery manager di Reserve. “Noi siamo smart working addicted da prima del Covid, abbiamo infatti soluzioni e strumenti che ci permettono di essere agili ovunque: casa, ufficio e in vacanza. Quello su cui puntiamo è il non avere un regolamento stringente, ma delle indicazioni. Io stessa, come manager, do molta libertà di scelta e di organizzazione. Chi lavora da casa può andare in piscina o fare yoga anche in orari di ufficio: non abbiamo un cartellino da marcare, la nostra è una realtà in cui a guidare la performance è il risultato. Non mi interessa pertanto se una persona del mio team inizia alle 8 o alle 10, riconosco massima autonomia e libertà”.
“Certo, se poi questo inficia quanto deve fare, allora cerco di capire con un messaggio o una telefonata cosa sia successo, se c’è qualche complessità da affrontare. Inoltre, facciamo un punto quotidiano, uno stand-up meeting, per sapere chi è in ufficio e chi no e capire cosa ha da fare durante tutta la giornata. Siamo per la gestione libera dello smart working, quello che ci interessa è che le persone abbiano un’ottima connessione. A chi lo desidera forniamo anche le lampade ring per migliorare l’illuminazione e un totem con il nostro logo in modo che ogni call venga gestita al meglio. Per noi è importante che la luce sia quella giusta, ci sia lo sfondo dell’azienda, e qualora la connessione non garantisca lo stesso risultato, allora chiediamo di andare in ufficio”.
Work-life balance: il vero valore aziendale
Il tutto all’insegna del work-life balance: “Per fare ciò bisogna puntare sulla responsabilizzazione delle persone e sulla fiducia che finora è stata ripagata. In Reverse comunque lavoriamo molto su valori e comportamenti”. Così come altrettanto importanti sono gli obiettivi da raggiungere, come ci spiega ancora Sara: “C’è molta fiducia e allo stesso tempo ci avvaliamo di numeriche che permettono di tracciare le attività e vedere cosa fanno le persone”. Lo smart working non è però in antitesi al ritorno in ufficio. “I nostri team sono composti da persone molto giovani che hanno proprio il gusto di andare in sede anche perché abbiamo un’altalena, un tapis roulant, la cyclette, la frutta fresca da consumare durante il giorno. L’ufficio rispecchia, per questo e tanti altri motivi, i valori che identificano l’azienda ed è veramente difficile che qualcuno non venga per almeno un giorno o due a settimana”.
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