Quando i dipendenti di Shopify sono tornati dalle vacanze martedì mattina, hanno iniziato il 2023 con un po’ di sollievo guardando al calendario. Ogni incontro ricorrente con tre o più persone, è stato comunicato loro, sarebbe stato automaticamente annullato entro la fine della giornata. E non avrebbero dovuto aggiungerne di nuovi per almeno due settimane, se non del tutto.
La nuova politica contro le riunioni
Dopo quel periodo iniziale di due settimane, “sii molto, molto critico su ciò che stai aggiungendo”. Martedì Kaz Nejatian, chief operating officer e vicepresidente di prodotto di Shopify, ha istruito i lavoratori in un’e-mail, esortandoli a calendarizzare sulle loro agende solo le riunioni veramente essenziali. “Le persone vengono a Shopify per costruire. Per fare cose fighe. Per vedere la cosa a cui avevano lavorato venire rilasciata e poter dire: “wow, l’ho fatto io”. Le riunioni sono fastidiose durante questo percorso”.
La nuova politica – che include anche il ripristino dei mercoledì “senza riunioni” e l’obbligo che le riunioni di grandi dimensioni si svolgano solo in un blocco di sei ore il giovedì – fa parte di uno sforzo che Nejatian ha descritto come “refactoring Shopify“. L’utilizzo del termine software descrive come la società di commercio globale vuole diventare più efficiente dal punto di vista operativo nell’anno a venire. La mail delineava come Shopify, che tra le altre cose aiuta i commercianti a creare siti di shopping online, prevede di aumentare la cadenza per cose come aggiornamenti di prodotti e di passare da un ciclo di pianificazione annuale a uno trimestrale.
“Questo è in risposta al fatto che vogliamo essere un’azienda operativa migliore”, afferma Nejatian, soprattutto perché mentre stiamo entrando in un anno in cui molti prevedono una recessione. E osserva inoltre che “i nostri clienti sono incredibilmente prudenti riguardo al loro utilizzo delle risorse”. Shopify ha superato le aspettative degli analisti nel suo ultimo trimestre. Ma a luglio la società ha dichiarato che stava licenziando i lavoratori e le sue azioni sono crollate di quasi il 75% nel 2022. Questo perché le preoccupazioni sulla spesa sono aumentate a causa della pressione inflazionistica e i consumatori sono tornati alle abitudini di acquisto di persona.
Le altre aziende contro le riunioni
La mossa di Shopify per ridurre le riunioni è un approccio che altre aziende hanno adottato con l’aumentare dei problemi di produttività, del burnout e di problemi di salute mentale e le abitudini Zoom di mezz’ora della pandemia si sono protratte. La piattaforma software GitLab prevede giorni annuali di “ripulitura delle riunioni” per reimpostare quali riunioni ricorrenti sono realmente necessarie. Asana ha condotto esperimenti la scorsa primavera chiamati meeting doomsday in cui i lavoratori cancellano tutte le riunioni e aggiungono solo quelle ritenute preziose. Slack ha il Focus Fridays e i dirigenti hanno praticato il calendar bankruptcy per rimuovere e valutare le riunioni permanenti.
Shopify spera di portare avanti la pratica, richiedendo che tutti i grandi incontri “a tutto campo” con più di 50 persone si svolgano non più di una volta alla settimana per un periodo di sei ore il giovedì. E monitorerà quanto bene i singoli manager rispettano la politica di non tenere riunioni il mercoledì. Ha anche creato un bot che avviserà chiunque provi a programmare una riunione il mercoledì per pensarci due volte. E, infine, incoraggerà attivamente i lavoratori a cancellare riunioni non necessarie e abbandonare i grandi gruppi Slack.
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Pratiche per migliorare l’efficienza
Gli incontri individuali rimarranno nei calendari dei lavoratori, ma non dovranno essere programmati il mercoledì, afferma l’azienda. In totale, Shopify prevede che le nuove politiche elimineranno circa 10.000 eventi dai calendari dei dipendenti.
Se le persone non si adegueranno – cosa improbabile secondo Nejatian – ha comunque altre idee che la compagnia potrebbe istituire. Per esempio, erogare ai dirigenti un budget di ore di riunione che non possono superare. Oppure aggiungere un contatore nell’angolo in alto a destra degli schermi di videoconferenza dei lavoratori per ricordare alle persone qual è il costo, o il valore in dollari, del tempo dei partecipanti mentre sono in riunione.
“La risorsa più importante che abbiamo è il tempo dei singoli dipendenti”, dice Nejatian. “Le aziende sono costruite in modo improprio attorno al tempo del manager piuttosto che dei lavoratori. Pensiamo che sia importante forzare il cambiamento. Il muscolo lo fai, allenandolo”.
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