Molti lavoratori considerano l’email come la rovina della loro esistenza. La raffica costante della comunicazione digitale interferisce con la produttività. Mark Hurst, 42 anni, consulente aziendale e autore del libro Bit Literacy: Productivity in the Age of Information and E-Mail Overload, ha rivelato a Forbes.com un metodo che potrebbe cambiare la gestione della posta in arrivo di molte persone e contribuire a migliorare la loro vita.
1. Elimina tutto ciò di cui non hai più bisogno
Questa regola include mail di risposte di una sola parola, newsletter, annunci di riunioni, lo spam di improbabili uomini d’affari nigeriani e dei venditori online di Viagra e simili. L’ordinamento per mittente può evidenziare un sacco di email da cestinare contemporaneamente.
2. Archivia le email di cui potresti aver bisogno in seguito
Questo passaggio include messaggi importanti, documenti, foto, grafici. Su Gmail, puoi farlo premendo il pulsante di archiviazione.
3. Controlla che la tua casella di posta contenga elementi non ancora aperti o “cose da fare”
Assicurati di aver lasciato solo email che richiedono una risposta.
4. Applica la regola dei due minuti
Completa tutte le cose da fare che puoi gestire in due minuti o meno. E poi cancella.
5. Sposta gli elementi di cui ti devi ancora occupare in una “to-do-list”
Metti questi elementi in un’altra cartella rispetto alla tua inbox, che possa fungere da elenco di cose da fare.
6. Il tuo obiettivo è mantenere una casella di posta vuota
Secondo Hurst, la casella di posta non è stata progettata per essere una lista di cose da fare, un blocco note, una rubrica o un sistema di archiviazione. “È appropriato che venga utilizzata solo come memoria temporanea”, conclude Hurst.
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