“Ci sono diversi motivi per i quali i nostri giorni sono densi di impegni”, afferma Julie Morgenstern, consulente per la produttività e autrice di Never Check Email In the Morning. “Le aziende cambiano continuamente, il mondo stesso sta cambiando e siamo in un’era di rapidi cambiamenti – niente è più come prima. Se riconosci che hai più lavoro da fare che tempo per farlo, inizierai a fare cose diverse”. Ecco 7 modi indicati da Forbes per finire tutto entro l’orario di lavoro e uscire dall’ufficio alle 17 in punto.
1. Inizia a capire come stai impiegando davvero il tuo tempo
Fare troppe cose contemporaneamente può diminuire la qualità del tuo lavoro. Se stai cercando di ottimizzare il tempo che passi al lavoro, capire come viene effettivamente suddiviso è un ottimo punto di partenza
2. Guarda quali impegni compongono la short list ed elimina il resto
Il trucco, dice Laura Vanderkam, autrice di 168 hours: you have more time than you think, è capire che cosa davvero è necessario fare nella tua “To do list” – non più di tre o cinque – e tralasciare il resto. “Pensa veramente a quali sono le tue priorità per la giornata lavorativa”, afferma Vanderkam. “Non ci sono vantaggi nell’avere una lunga lista quando poi non si arriva a fare tutto”.
3. Le sveglie non servono solo ad alzarsi la mattina
Non sottovalutare la potenza di uno degli strumenti più semplici del tuo smartphone: l’allarme. Essere consapevoli del tempo può aiutarti a individuare e superare tutti i tipi di debolezze personali, dall’essere facilmente distratto al non sapere quando considerare davvero concluso un lavoro.
4. Non è ora di mettere da parte la posta elettronica?
“Le mail comportano l’insorgere di molte cose da fare e numerose distrazioni”, afferma Morgenstern, che raccomanda di non consultarle nella prima ora in cui sei sveglio e nella prima ora di lavoro di tutti i giorni. “È il dispositivo di procrastinazione più conveniente del mondo. È qualcosa su cui hai il controllo: puoi spegnere il campanello. Non puoi entrare in modalità proattiva se inizi la tua giornata in maniera reattiva”.
5. Pianifica le tue giornate di lavoro con tre giorni di anticipo
Risparmia un po’ di tempo verso la fine della giornata per pianificare le cose da fare l’indomani e le due giornate successive. Non solo ti permetterà di tenere sotto controllo la giornata, ma avrai anche una migliore comprensione del tuo carico di lavoro, per capire se sei quindi in grado di aumentarlo o concentrarti su ciò che hai già in cantiere.
6. Quando tutto il resto non funziona? Seleziona in base alle urgenze
Se ti impegni a lasciare il lavoro in tempo ma un imprevisto nel tardo pomeriggio richiede la tua attenzione – e non è questione di vita o di morte per l’azienda – è necessario valutare il lavoro e iniziarlo nel tempo che ti rimane – senza pensare di avere un’intera serata in ufficio a disposizione.
7. La cosa migliore che puoi fare per la tua vita in ufficio è costruire una vita sociale al di fuori di essa
“Il lavoro si espande per prendere tutto lo spazio disponibile”, afferma Vanderkam, “quindi considera la fine della giornata lavorativa come un traguardo. Le persone più efficienti che ho visto hanno un motivo valido per andarsene alle 17:00”.
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