Dopo anni di lavoro a distanza, nel post-pandemia i dipendenti sono alle prese con le distrazioni dell’ufficio. Le soluzioni vanno dalle cabine telefoniche in-office alle biblioteche. Fino – a sorpresa – all’aggiunta di suoni.
Chad West non va nel suo ufficio di Londra più di una volta alla settimana. In qualità di vicepresidente del marketing del crypto smart wallet Argent, si presenta quando ci sono riunioni strategiche o creative. Ma quando lavora e basta, stima che le distrazioni e i rumori dell’ufficio in open space di Argent lo rendano il 40% meno produttivo rispetto a quando rimane a casa. La musica che esce dalle cuffie e le voci dei colleghi attirano la sua attenzione, il ticchettio degli ingegneri che battono sulle tastiere gli dà sui nervi.
“Non so se sia solo perché siamo diventati tutti un po’ più psicopatici, o forse ce l’abbiamo sempre avuto dentro, ma ora tutto mi irrita”, dice West, 33 anni. “Se qualcuno osa rispondere a una telefonata in un ufficio relativamente piccolo, dove le persone stanno cercando di lavorare, mi frantuma le orecchie”.
A più di quattro anni da quando la pandemia ha spinto la maggior parte degli impiegati a collegarsi da casa, molti sono tornati in ufficio, sia per volere del datore di lavoro, sia per il desiderio di trascorrere del tempo con i colleghi, sia per la necessità di scappare dai coinquilini o dalla famiglia. Circa il 27% delle giornate lavorative retribuite negli Stati Uniti sono state svolte da casa a maggio, in netto calo rispetto al 60% circa registrato al picco della pandemia, ma in aumento rispetto ai livelli pre-Covid, quando si era sotto il 10%.
I problemi del ritorno in ufficio
Man mano che le persone sono tornate in ufficio, a tempo pieno o part-time, le lamentele su fastidi che esistono da tempo, ovvero il rumore e le distrazioni degli open space, sono aumentate. I lavoratori partecipano a più riunioni Zoom dall’ufficio e spesso parlando a voce più alta durante le videochiamate. I capi incoraggiano a trascorrere le giornate in ufficio “collaborando” e sviluppando legami sociali, ma la cosa aumenta le chiacchiere che echeggiano in sottofondo.
Un altro elemento aggrava il problema: nelle aziende che hanno ridimensionato i propri spazi per adeguarli al minor numero di persone presenti in sede, le sale conferenze e gli spazi privati si riempiono velocemente, occupati dai primi a reclamarli. “È un comportamento umano”, afferma Melissa Strickland, principal e managing director della società di design Hlw. Se le riunioni si svolgono una dopo l’altra, “perché dovrei [cambiare sala], quando posso semplicemente rispondere a tutte le mie chiamate con una certa comodità [in questa stanza, da sola]?”.
In un sondaggio del settembre 2023, condotto dalla società di ricerca sui luoghi di lavoro Leesman, i livelli di rumore sono stati giudicati tra le dieci caratteristiche più importanti di un ufficio, classificandosi tra la presenza di servizi igienici funzionanti e quella di un help desk informatico. Tuttavia, secondo un altro sondaggio Leesman, pubblicato ad aprile, solo il 32% dei dipendenti è soddisfatto dei livelli di rumore in un ufficio medio, e solo due questioni hanno registrato livelli di soddisfazione inferiori: l’accesso a strutture per il tempo libero in prossimità dell’ufficio e il tasso di persone che passano davanti alla propria postazione di lavoro.
Il business degli uffici silenziosi
La risposta a tutte queste lamentele rappresenta un’opportunità di business, con aziende specializzate che vendono di tutto: dai pod in stile cabina telefonica ai servizi di ‘soundscape’ che usano un approccio ‘biofilo’ per aiutare ad attutire le voci con i suoni della natura. I produttori di mobili e gli interior designer stanno aggiungendo materiali più rispettosi dell’acustica e progettando ‘biblioteche’ come luoghi tranquilli in cui lavorare. Alcuni datori di lavoro distribuiscono cuffie con cancellazione del rumore, o addirittura costruiscono strumenti per aiutare i lavoratori ad avvisare i colleghi quando hanno bisogno di concentrarsi.
“È un tema su cui ogni organizzazione sta sbattendo la testa”, afferma Tim Oldman, fondatore di Leesman. Secondo lui i designer si stanno muovendo verso la “ricellularizzazione” dello spazio interno: più stanze di piccole dimensioni, uffici privati o salette tranquille che molti lavoratori desiderano. “Se vogliamo che i dipendenti ritornino volentieri negli uffici, dobbiamo fornire loro uno spazio che supporti quei momenti in cui hanno bisogno di una particolare privacy acustica e visiva”.
Lo stress da rumore
Le distrazioni in ufficio sono più di un piccolo fastidio, a dirla tutta. Uno studio del 2021 pubblicato sul Journal of Management & Organization ha rilevato che, negli esperimenti in ambienti controllati, i livelli di rumore tipici degli uffici open space hanno causato aumenti degli indicatori di stress fisiologico, come frequenze cardiache più elevate, espressioni facciali connesse al disgusto e segnalazioni da parte dei lavoratori di stati d’animo negativi.
“Non ci abituiamo al rumore”, osserva Libby Sander, assistant professor alla Bond University, in Australia, che ha lavorato allo studio. “Abbiamo la convinzione che ci si faccia il callo, ma sul piano fisiologico e psicologico non è così”.
Il caso di Framery
Il desiderio di un maggiore controllo del rumore negli uffici è uno dei motivi della crescita di aziende come Framery, che ha sede in Finlandia ed è uno dei maggiori produttori di ‘pod’ per ufficio. In sostanza, cabine telefoniche con pareti in vetro, dall’aspetto moderno e completamente chiuse, che partono da circa 8.700 dollari per una singola (alcune possono ospitare fino a sei persone e sono quindi più simili a sale conferenze chiuse). Nel 2022 il fatturato globale di Framery ha raggiunto i 164 milioni di dollari, contro gli 86 milioni del 2020 e i 101 del 2021. È poi leggermente diminuito nel 2023, a causa dalle condizioni del mercato: incertezza, inflazione e tassi di interesse più alti. Il cofondatore e amministratore delegato Samu Hällfors ha detto che si aspetta una rapida crescita anche quest’anno, anche se non ha voluto condividere le previsioni.
A marzo l’azienda ha lanciato una nuova linea di pod che non solo isolano sul piano sonoro gli utenti seduti all’interno, ma dispongono anche di un sistema di ‘mascheramento del suono’ che emette una frequenza simile a un rumore rosa nelle aree circostanti. In tal modo, le cabine alzano il rumore ambientale negli spazi vicini, con l’obiettivo di rendere meno intelligibile il chiacchiericcio. “Il livello di rumore in sé? Sì, è una parte problema, ma la vera questione è quando il tuo cervello coglie una parola familiare”, afferma Hällfors.
Contrastare il rumore aggiungendo rumori
Questo è il motivo per cui designer e imprenditori stanno aggiungendo suoni agli spazi, invece di toglierli, per affrontare il troppo rumore o il troppo silenzio. Dopo aver lavorato altrove nel campo del suono per più di un decennio, Evan Benway ha lanciato Moodsonic, con sede a Londra, nel 2022. Ora lavora con aziende come Sap, Gsk e Steelcase per creare “paesaggi sonori responsivi” che usano sensori per generare un suono di sottofondo che si adatta in tempo reale a seconda di quanto l’ambiente si stia rivelando distraente o stimolante.
A conti fatti, Moodsonic aiuta le aziende ad affrontare uno dei maggiori paradossi del luogo di lavoro post-pandemia: le persone sono distratte dai suoni in ufficio, ma spesso è perché tutto è troppo silenzioso, non troppo rumoroso. Invece di avere 60 persone in un ufficio aperto, dove si sentiva il ronzio di molte conversazioni in sottofondo, “ora, se va bene, si hanno 15 persone. E quando una parla, tutti gli altri sentono tutto quello che dice”, spiega Benway. “È la perfetta intelligibilità del parlato” ed è l’aspetto che dà più fastidio alle persone.
I sensori di Moodsonic rilevano i livelli sonori e regolano i soundscape, ‘paesaggi sonori’, che includono un sottile canto degli uccelli ispirato alla natura o il mormorio dei ruscelli, a seconda del rapporto tra chiamate di vendita a voce alta e necessità di concentrazione, oppure se si tratta di un venerdì tranquillo o di un vivace martedì. Benway non rivela i ricavi, ma afferma che la società sta lavorando con 30 delle 500 maggiori aziende statunitensi ed è già in attivo. Nel suo secondo anno ha triplicato la metratura in cui fornisce paesaggi sonori e ha aumentato gli abbonamenti del 150%.
Il coworking silenzioso
Altri hanno successo sfruttando non solo il bisogno di privacy dei dipendenti, ma anche richieste simili che arrivano da chi lavora da remoto. Il venture capitalist Fred Wilson, cofondatore di Union Square Ventures, società con sede a New York, e sua moglie Joanne, angel investor, presenteranno la seconda sede di Framework, uno spazio di coworking a New York, il prossimo autunno alla Refinery at Domino, una storico edificio industriale riqualificato, che un tempo ospitava un’importante fabbrica di zucchero. I due hanno avuto l’idea dopo aver capito che in città come New York imprenditori, creativi e altri lavoratori a distanza hanno poco spazio per se stessi e non vogliono essere in “uno di questi posti pieni di sciocchezze condivise”, dice Joanne, riferendosi agli spazi di coworking con posti a sedere in gruppo e poca privacy.
Nella prima location dei Wilson, nel quartiere Clinton Hill a Brooklyn, i membri pagano da 755 a 860 dollari al mese, a seconda della durata del contratto di locazione, per il loro pod insonorizzato nell’arioso spazio di Framework, completo di mini-frigo, bollitore e panca french-press per l’esercizio fisico. In un primo tempo progettati come un modo per distanziare socialmente le persone durante la pandemia, gli stand ora attirano clienti per motivi molto vari. “È tranquillo e non devono ascoltare il vicino che parla con l’amico, la moglie o altro”, ha detto Fred Wilson a Forbes. La sede originale ha una lista d’attesa di circa 20 persone.
Anche i designer di mobili e di interni stanno integrando una maggiore protezione acustica nei loro concept. Zintra Acoustics, una linea di pannelli a parete, divisori e apparecchiature a soffitto che aiutano ad assorbire il suono, ha visto un “aumento” della domanda di soluzioni acustiche, afferma via email Kirsten Grosman, responsabile marketing del prodotto per il marchio, di proprietà dell’australiano Baresque Group. “Il rumore è diventato il principale tema di lamentela tra i dipendenti”, ha affermato.
La soluzione di Ikea
Nel frattempo Ikea sta lanciando una nuova linea (Mittzon) progettata in parte per affrontare le criticità legate al suono e al rumore. Ad esempio, ha aggiunto un materiale in fibra di legno, normalmente usato nel settore edile per l’isolamento, agli schermi acustici avvolti in tessuto. Ikea ha anche collaborato con i fornitori per rendere silenzioso il meccanismo che regola l’altezza di una scrivania elettrica premendo un pulsante. “Il ruolo dell’ufficio è cambiato”, afferma Philip Dilé, sviluppatore di product design di Ikea. “La maggior parte delle persone ci ha detto di voler tornare [in ufficio] per ritrovare concentrazione e meno distrazioni”.
La nuova linea di Ikea, con i suoi schermi acustici, è l’esempio di un movimento più ampio pensato per offrire soluzioni che non richiedono troppi uffici o stanze private. Cosa che, del resto, vanificherebbe l’iniziativa di far tornare le persone in ufficio per collaborare. “Perché dovrei voler entrare in un’intera serie di pod o cabine per riunioni Zoom, e non fare altro tutto il giorno?” chiede Tracy Wymer, vicepresidente di insights & inspiration di Teknion, che produce pod. Wymer nota che la sua azienda sta lavorando a un nuovo prodotto che fornisce “indizi visivi per capire se sei disponibile o se sei impegnato in un lavoro che richiede concentrazione”, ma aggiunge che è troppo presto per offrire maggiori dettagli.
L’internet of things per concentrarsi
Un datore di lavoro che sperimenta con i segnali visivi è monday.com, una società di software di gestione dei progetti con sede in Israele. Nello staff ha il team Makers, che ha progettato un dispositivo internet of things (IoT) chiamato FocusTime, posizionato all’angolo dei monitor dei computer dei lavoratori. Sembra un quadrante e mostra il tempo privo di distrazioni di cui l’utente ha ancora bisogno, oltre ad arricchire le icone di stato di Slack o Teams che le persone sono abituate a vedere sullo schermo.
L’idea è venuta a una dipendente che lottava con le seccature dei colleghi quando tornava in ufficio. Una versione iniziale era una semplice bandierina che poteva essere issata a mano quando qualcuno non doveva essere disturbato. Poi è diventato un dispositivo che gli utenti potevano toccare per accenderlo e spegnerlo. Si è infine evoluto nel sistema attuale, che gli utenti possono impostare per mostrare ai colleghi di quanto tempo hanno bisogno per concentrarsi (la finestra temporale viene copiata nelle app di calendario), o, se il tempo dedicato al lavoro senza distrazioni è bloccato su un calendario digitale, verrà visualizzato sul dispositivo.
Saron Paz, leader del team Makers, afferma che circa 20 dipendenti stanno prendendo parte a un progetto pilota usando il prototipo del gadget. È in fase di pianificazione un test a livello aziendale, poi il prodotto potrebbe essere commercializzato. (Monday.com prevede di mostrare il dispositivo a una conferenza dei clienti a Londra e New York a settembre.) Paz spera che, come minimo, i dispositivi “avviino una conversazione tra le persone su ciò di cui hanno bisogno in termini di rumore o altri punti critici”, dice, sottolineando che “siamo ancora programmati per cose fisiche”.
L’ufficio-biblioteca
Altre aziende stanno distribuendo cuffie con cancellazione del rumore per invogliare al rientro in ufficio o aggiungono spazi più silenziosi nei loro progetti immobiliari. Quando la divisione Mailchimp di Intuit ha progettato i suoi nuovi uffici, uno spazio elegante e moderno lungo il percorso pedonale e ciclabile della BeltLine di Atlanta, l’acustica è stata una priorità. Il vecchio spazio aveva un mare di scrivanie in un magazzino convertito, con solo sei cabine private o stanze ‘drop-in’. Quello nuovo ne ha più di 60, afferma il responsabile del progetto, Colin Hughes. Ai dipendenti viene data la possibilità di prendere in prestito gratuitamente cuffie con cancellazione del rumore.
In questo hub di innovazione, come Intuit chiama il nuovo ufficio di Atlanta, sono stati usati pannelli acustici su pareti e soffitti e come divisori tra i ‘quartieri’ degli uffici. Ci sono cinque spazi ‘biblioteca’ in tutto l’edificio, molti dei quali sono rivestiti in legno, sono fiancheggiati da libri e ospitano tavoli spaziosi, con illuminazioni che evocano l’atmosfera di una moderna biblioteca universitaria. Le persone tendono a lavorare lì in silenzio, dice Hughes: “Se vedi che ci sono libri lungo le pareti e ti sembra di essere in una biblioteca, ti comporterai in quel modo”.
“Ci vuole buon senso”
Un fattore trainante nella creazione di spazi per il lavoro senza distrazioni è stata una maggiore consapevolezza delle esigenze dei lavoratori neurodivergenti, come quelli con disturbo da deficit di attenzione/iperattività o altri problemi di elaborazione sensoriale. La ricerca mostra che una percentuale tra il 15% e il 20% dei dipendenti è neurodivergente, afferma Relina Bulchandani, vicepresidente esecutivo di Salesforce per i servizi immobiliari e lavorativi. Ciò ha spinto il colosso del software a progettare i piani della sua nuova torre di Chicago con stanze di meditazione per pause in tranquillità e spazi biblioteca, dotati di doppi schermi richiesti dagli ingegneri del software.
Nonostante queste sale siano etichettate come biblioteche, non ci sono segnali che indichino di stare zitti. Bulchandani nota che, man mano che le persone trascorrono più tempo in sede, si sentono più a loro agio nel rispondere alle chiamate alle scrivanie negli open space, e Salesforce ha invitato le persone a farlo di più, entro limiti ragionevoli, per impedire che le piccole sale riunioni risultino sempre prenotate. “Stiamo incoraggiando le persone a rispondere alle chiamate dalla propria scrivania, ma con buon senso: non vorrete trascorrere tutto il giorno alla scrivania a fare videochiamate”.
Tuttavia, il paradosso di molte di queste soluzioni alle distrazioni in ufficio non sfugge a West, il dirigente di Argent. Se tutti potessero semplicemente scegliere dove lavorare, invece di dover rendere conto a un ufficio, alcune di queste soluzioni non sarebbero necessarie. “Tutto ciò di cui un’azienda dovrebbe veramente preoccuparsi è l’efficienza“, afferma. “Se stai portando i risultati che ci si aspetta da te, fai come ti pare”.
LEGGI ANCHE: “Se lavori da casa non ti promuovo”. Ma i dipendenti di Dell scelgono comunque lo smart working
Per altri contenuti iscriviti alla newsletter di Forbes.it CLICCANDO QUI .
Forbes.it è anche su WhatsApp: puoi iscriverti al canale CLICCANDO QUI .
