Le norme sulla fatturazione elettronica introdotte da molti paesi stanno portando a un cambiamento nei processi operativi delle aziende, che si trovano costrette a ripensare i meccanismi interni nella gestione di clienti e fornitori, oltre a dover costruire un percorso definito per non arrivare impreparate al 2028, quando scatterà l’obbligo per tutti i paesi comunitari.
Da quel momento si dovrà cambiare la modalità di compilazione della fattura riepilogativa, ma non solo. Tra le nuove misure ci sarà l’obbligo di comunicare al fisco una quantità di dati maggiore rispetto a oggi (ad esempio il codice iban del fornitore e il numero della fattura originale) e di trasferire i dati della transazione entro due giorni dalla data di emissione del documento (il limite attuale è il 15esimo giorno del mese successivo a quello in cui è stata effettuata l’operazione).
Per queste ragioni diventa necessario già da oggi coinvolgere nella gestione del documento tutti i paesi che non hanno ancora l’obbligo di fatturazione elettronica, per permettere loro di raggiungere un’organizzazione adeguata e rispondere alla normativa.
Cos’è la fatturazione elettronica internazionale
La fatturazione elettronica è una modalità di interazione tra imprese, organizzazioni (pubbliche e private) e privati che favorisce l’interscambio delle fatture in modalità elettronica e trasparente verso il ministero dell’Economia e delle finanze. Il nuovo sistema informatico nasce per favorire la trasparenza e combattere l’evasione, che in molti paesi dell’Unione europea è ancora elevata. La nuova modalità rappresenta un cambio di paradigma: con la digitalizzazione, la trasparenza rispetto al fisco diventa massima per tutti, per un efficiente scambio di documenti in tutta Europa.
I progetti di fatturazione elettronica sono nati nel 2010. I primi a partire sono stati i paesi sudamericani. Poi è arrivata l’Europa con l’Italia, che è partita dal b2b government per monitorare la spesa delle pubbliche amministrazioni, per poi passare al b2c. Un passo importante nel processo di digitalizzazione è il piano d’azione Vat In the Digital Age (Vida), redatto nel dicembre 2022 dalla Commissione europea per di agevolare le autorità fiscali degli stati membri nella lotta alle frodi grazie alla tecnologia.
Secondo il piano, entro il 2028 gli stati membri dovranno adottare la fatturazione elettronica quale sistema ordinario di fatturazione, ma potranno valutare deroghe per determinate operazioni, a eccezione di quelle transfrontaliere tra soggetti passivi di imposta, che dovranno essere documentate con fattura elettronica.
Che cos’è Archiva Group
Ogni paese si sta organizzando in maniera autonoma sulle modalità di notifica della fatturazione elettronica b2b. Dopo l’Italia, solo pochi paesi hanno optato per l’obbligo in Europa. Stati come Romania e Polonia, ad esempio, si stanno attrezzando per partire dall’anno prossimo.
Per capire come approcciare questo cambiamento e come organizzarsi dal punto di vista dei processi aziendali è fondamentale il lavoro di realtà come Archiva Group, azienda fondata da Giuliano Marone, che si pone come un partner per tutte le società che vogliono ripensare il loro business sfruttando le potenzialità del digitale. “In Europa ogni nazione ha un proprio ministro delle Finanze e un proprio sistema informatico, attraverso il quale i soggetti economici devono dialogare in maniera diversa da paese a paese”, dice Marone. “Per questo è necessario scegliere un provider che assicuri una copertura in tutti i luoghi in cui si trova l’azienda. La scelta è fondamentale per garantire una presenza in tutti i paesi, ma al contempo un’omogeneità nei processi amministrativi dell’impresa”.
In questi mesi, Archiva Group ha predisposto metodi, soluzioni tecnologiche e servizi per rispondere alle necessità del mercato e dei clienti. Di recente ha stretto partnership internazionali che permettono lo sfruttamento di una comune infrastruttura telematica in oltre 140 paesi, garantendo quindi la possibilità di integrare i servizi di fatturazione non solo in Italia, ma in tutti i paesi che hanno stabilito l’obbligo.
Le iniziative di Archiva Group
Tra le varie iniziative intraprese c’è l’ideazione di un programma, denominato Business enablement program, che conduce il cliente o l’azienda verso l’adozione della fatturazione elettronica attraverso la consulenza completa dal punto di vista regolatorio, dell’analisi dei processi e dell’innovazione, ponendosi alla guida del progetto di transizione.
“La fatturazione elettronica ci darà accesso ai documenti ufficiali del fisco”, prosegue Marone. “La procedura di registrazione avrà tempi certi, con la componente operativa sempre sotto monitoraggio. Ci sarà bisogno di sistemi performanti, facili da utilizzare e da omologare per tutte le filiali dell’azienda. Tutti avranno accesso al documento e ai dati attraverso la piattaforma informatica. L’approccio di Archiva Group è quello di un consulting provider che guida il cliente oltre la tecnologia, che tuttavia deve essere integrata con il software di enterprise resource planning dell’organizzazione, in qualunque paese essa si trovi”.
Le competenze in campo permettono da una parte di delegare l’aspetto regolatorio e tecnologico a un provider esperto, che può gestire in maniera coordinata l’intera attività, dall’altra di integrare la gestione dematerializzata, sicura e standardizzata dei documenti relativi al ciclo dell’ordine verso tutti gli operatori economici e le pubbliche amministrazioni. “Le aziende, soprattutto le persone che operano in paesi non ancora in regime elettronico, devono capire che il grande salto non è l’abbandono della carta, ma il passare dal documento ai dati. È nei dati condivisi che possiamo prendere decisioni migliori per il nostro business”.
L’evento di Verona
Dopo il successo di Milano, Archiva Group si sposta a Verona per una nuova tappa di Change Up, l’evento b2b che unisce norme, processi e tecnologie digitali per l’impresa di domani. In programma il 10 ottobre presso il Centro Congressi della Camera di commercio di Verona, l’evento vedrà la partecipazione di ospiti che porteranno il loro punto di vista per discutere sui cambiamenti con cui le aziende dovranno confrontarsi.
Normative, persone, processi, ma anche tecnologia. Non mancheranno momenti dedicati a temi specifici, come la fatturazione elettronica, il momento doganale di importazione ed esportazione, la filiera di approvvigionamento. E ancora hr e cybersecurity.
Con la moderazione della giornalista Lavinia Spingardi, interverranno tra gli altri Dario Fabbri (analista geopolitico, direttore del mensile Domino e della scuola di Domino), Benedetto Santacroce (fondatore Studio Santacroce & Partners, docente universitario e pubblicista per il Sole 24 Ore), Francesco Rotondi (managing partner LabLaw, Studio Legale Rotondi & Partners), Luciano Quartarone (ciso e dpo Archiva Group). E ancora Giorgia Molajoni (direttore sustainability, digital & communication di Eni Plenitude), Walter Riviera (Intel, AI technical lead Emea), Domenico Squillace (Ibm technical relations executive, presidente Uninfo) e Raffaele Gigantino (country manager VMware Italia).
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