Archiva Group nasce come un partner per tutte le società che vogliono ripensare il loro business sfruttando le potenzialità delle tecnologie digitali. L’azienda è stata fondata da Giuliano Marone, ingegnere nucleare e pioniere sin dagli anni ’90 negli ambiti della dematerializzazione degli archivi cartacei e gestione documentale in outsourcing per le aziende.
“Iniziai 30 anni fa come direttore commerciale di una piccola azienda. A quel tempo c’era la moda di mettere i dati sul cd. I nuovi pc sul mercato avevano uno spazio di hard disk sempre maggiore, così nel 1998 mi venne l’idea di scaricare i contenuti su un hard disk condiviso”, dice Marone.
Archiva Group include cinque aziende in tre paesi, quattro brand e oltre 280 collaboratori. Al centro della filosofia della società c’è il dato, considerato il punto di partenza per comprendere i flussi di lavoro ed evolvere il modello di business.
“Fui tra i primi a credere nel web, mettendo a disposizione i dati davo la possibilità al cliente di collegarsi ai nostri server per consultare i documenti salvati. In quel periodo mi resi subito conto del pericolo crescente di attacchi informatici e così decisi di investire anche sulla sicurezza delle informazioni”.
Da lì è arrivato il passaggio alla conservazione a norma delle fatture elettroniche, un cambiamento importante nel settore. “Già nel 2018 servivamo 1700 clienti. Da qui abbiamo pensato di far dialogare le persone all’interno dell’azienda e poter condividere gli stessi documenti”.
Con il tempo, Archiva si è specializzata negli ambiti di gestione documentale (Bpo/Dms), iperautomazione (Rpa/Bpm/Ai) e consulenza sulle tematiche normative, digitali e di revisione metodologica dei processi aziendali (Lean Thinking/6Sigma/Hybrid Project Management).
Dalla fattura nazionale a quella europea
Con al centro il valore della sicurezza, il gruppo guarda al digitale come uno strumento che coinvolge tutte quelle persone che operano con processi strutturati. La piattaforma di Archiva, Requiro Cloud, permette di avere un servizio modulare di gestione documentale progettato sulle esigenze uniche dell’azienda, nei limiti e nel rispetto delle normative.
Tutti i documenti e gli allegati vengono conservati dal sistema, con due personalizzabili e strumenti ad hoc per agevolare il lavoro di tutti i reparti aziendali.
“La fatturazione elettronica europea è un esempio di come questa visione stia cercando di semplificare e rendere trasparenti anche i processi. L’Italia ha capito fin da subito l’importanza della tecnologia come applicatrice della norma. Da noi questo passaggio è avvenuto nel 2019. Gli altri Paesi ci stanno prendendo a modello“, aggiunge Marone.
Requiro Cloud è in grado, inoltre, di gestire i flussi documentali verso diversi snodi di interscambio, dal classico Sdl per la fatturazione italiana fino alla gestione degli ordini della sanità pubblica attraverso il canale Nso. Secondo le normative, entro il 2025 i Paesi Ue dovranno creare una propria modalità di fatturazione elettronica estesa a tutti.
Come rivela il fondatore, il fine ultimo sarà quello di arrivare a una fattura europea che permetterà transazioni estero su estero, con il formato di trasmissione veicolato sia attraverso i sistemi governativi che con un sistema univoco. L’obiettivo rimane quello di creare un’interconnessione nei quali i confini economici saranno abbattuti.
Il connubio norma e digitale
La conservazione a norma dei documenti informatici permette di liberarsi del cartaceo e dare ai documenti informatici la stessa autenticità legale della forma analogica.
Il sistema di conservazione di Archiva Group rispetta tutti gli standard normativi nazionali ed internazionali, conferendo ai documenti conservati per conto delle aziende clienti, le caratteristiche di integrità, disponibilità, reperibilità e riservatezza, più volte richiamati da normative nazionali, unionali e standard internazionali.
La disponibilità per l’organizzazione, della documentazione sicura e condivisa permette sia vantaggi interni che una riduzione di rischio sanzionatorio in fase di controllo delle autorità.
Il processo di digitalizzazione ha portato non solo alla possibilità di impiegare le risorse umane in altre attività, ma con l’archiviazione digitale e la conservazione a norma del documento informatico, ha creato un’informazione condivisa:
“Fino a ieri, ad esempio, si girava con la bolla doganale cartacea che era un riassunto dell’importazione. Adesso invece l’agenzia delle dogane ha predisposto un processo digitale con lo Spid su un portale per reperire i documenti importanti ai fini Iva, accise. Capite bene che l’azienda dovrà capire come muta la propria operatività in tal senso e prendere in considerazione soluzioni di automazione per evitare di sprecare tempo prezioso ed errori”, continua Marone.
La società rivolge i servizi di conservazione digitale anche all’estero, seguendo il business di un’azienda in ogni luogo: il sistema di conservazione Archiva segue infatti gli standard europei Eidas sulla long term preservation.
Intelligenza Artificiale: esempio sul curriculum vitae
Il gruppo guarda con grande attenzione al settore dell’intelligenza artificiale: “L’Ia è una voce di investimento per noi. Grazie alla tecnologia riusciamo a estrapolare da tutti i documenti non strutturati i contenuti che sono all’interno. Oltre a ciò, l’intelligenza artificiale può imparare a riconoscere la tipologia di documento estrarne le informazioni importanti per innescare piattaforme di gestione digitale dei processi”.
Un’insieme di tecnologie che permette di estrapolare una serie di dati che possono servire a più reparti di un’azienda, come la produzione, l’ufficio acquisti e il marketing.
“Solitamente nelle aziende i processi tra i Crm e il gestionale non vengono gestiti in modo strutturato ma si ricorre a mail, chat fogli excel abbassando non solo l’efficienza dei processi ma anche la qualità della vita lavorativa dei collaboratori. L’Ia riconosce, la robotica veicola e il Business Process Management (Bpm) mette in ordine il processo per l’efficienza e la collaborazione tra reparti”, prosegue Marone.
Cybersecurity e sicurezza delle informazioni
Il tema della sicurezza delle informazioni e della cybersecurity è complesso. “Disporre delle migliori tecnologie a livello informatico non basta a garantire la sicurezza della propria organizzazione. Le tecnologie sono ottime e molto avanzate ma il fattore umano è il vero punto debole della nostra sicurezza, se non formiamo e informiamo tutte le persone delle nostra organizzazione sui rischi che corrono nello svolgimento delle loro attività quotidiane, non possiamo star tranquilli. Stesso ragionamento va rivolto agli accessi fisici dell’azienda, ecco perché la cybersecurity va accompagnata anche ad un approccio di info security. Tecnologia e uomo hanno la stessa importanza”, prosegue Marone.
“C’è bisogno di una presa di coscienza importante. La sicurezza e la cybersecurity non possono riguardare solo il comparto IT. Inoltre, se non viene garantita la sicurezza delle informazioni si sottovaluta il concetto di documento informatico, che contiene fatti e atti giuridicamente rilevanti per l’organizzazione, dati personali e contenuti riservati (come il progetto di un pezzo meccanico)”.
Archiva Group approfondirà tutti questi argomenti nel corso dell’evento Change Up del 6 giugno, durante il quale presenterà le novità e le nuove strategie per sopravvivere nella quarta rivoluzione industriale insieme a ospiti prestigiosi, come Carla Masperi, Layla Pavone, Dario Fabbri, Francesco Rotondi e Benedetto Santacroce. Un’iniziativa pensata per far capire che solo attraverso l’integrazione di tecnologie, norme, processi e persone, è possibile cavalcare il cambiamento.
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