Smetti di pensare alle cose da fare e inizia a focalizzarti sui risultati

di Marcela Sapone per Forbes.com

Lavoriamo tutti sotto la pressione delle cose da fare. La vita può sembrare una sequenza senza fine di noiosi compiti che ci affanniamo a portare a termine. Ciò ci lascia la sensazione che, malgrado abbiamo concluso i nostri doveri, ci sia ancora qualcosa che manca da fare per sentirci completi. Questo è uno dei motivi per cui spingiamo al massimo l’acceleratore sulla parola produttività mentre i libri auto-motivazionali si accumulano, letti solo per metà, sui nostri comodini.

Gestisco una società che si occupa di aiutare gli altri a completare le loro incombenze e affari quotidiani. Se c’è una sorta di consiglio che ho imparato e che può fare la differenza nel modo in cui ci approcciamo al lavoro e alla produttività è questo: smetti di pensare in termini di compiti o obblighi e focalizzati piuttosto sui risultati che vuoi ottenere. I primi rappresentano sicuramente i punti fermi del lavoro e della produttività, ma un risultato è più di una semplice scritta nero su bianco: è la versione complementare di un obiettivo. Un risultato è un obiettivo che racconta una storia – a noi stessi e agli altri – su dove vogliamo veramente arrivare. Si basa sulla capacità di visualizzare (come in una sorta di film mentale frutto della nostra immaginazione) un risultato che non solo possiamo vedere ma sentire a livello empatico/emozionale. Nella mia azienda, Hello Alfred, sfruttiamo la tecnologia e l’assistenza a domicilio per aiutare le persone a gestire la spesa, il servizio di lavanderia o di lavaggio a secco e altre attività settimanali. Ma il risultato che cerchiamo di raggiungere per il bene dei nostri clienti è sapere che quando varcano la soglia di casa alla fine di una giornata frenetica hanno la consapevolezza di non aver lasciato indietro nulla di incompiuto. Può sembrare abbastanza semplice, ma è un modo fondamentalmente diverso di lavorare e pensare a come gestire le cose. Spuntare le nostre liste di cose da fare contribuisce a farci sentire produttivi. Ma per esserlo davvero, dobbiamo tenere a mente in maniera nitida i risultati che desideriamo conseguire e fare di tutto per facilitarne il raggiungimento.

Prendi nota degli obiettivi, non delle cose da fare

Questo non significa che devi semplicemente rimuovere la tua lista di cose da fare. Che sono in realtà uno strumento utilissimo per organizzare la tua giornata tipo senza tralasciare nulla. Richard Branson ama fare memorandum su qualsiasi cosa. Warren Buffett riduce gli obiettivi a un elenco di due al massimo e scarta il resto. Jamie Dimon scrive sui tanti post-it che conserva in tasca. Marc Andreessen infine le segna al contrario, depennando quelle ormai sistemate su una lista di cosa da non fare. Un sondaggio del 2017 di LinkedIn ha rilevato che il 63% dei professionisti si è affidato a promemoria giornalieri, ma solo l’11% è riuscito effettivamente a completare tutto. Il problema non è che prendiamo appunti delle cose che vogliamo fare. È che lo facciamo senza invece considerare gli obiettivi che vogliamo conquistare: questa è la differenza chiave. I risultati suggeriscono sempre le attività da completare, ma eliminano il paradosso generato spesso dall’obbligo di scegliere e dall’accumulo di cose prive di un qualsivoglia ordine per priorità. Escludendo il processo di ripetizione meccanica dei doveri, questa filosofia può garantire una produttività maggiore e un autentico senso di realizzazione.

Prendi come esempio la tua esperienza personale. Abbiamo tutti giorni che sembrano particolarmente proficui, se siamo riusciti a trovare la giusta concentrazione e siamo stati in grado di superare mille difficoltà. Poi all’improvviso, il giorno dopo, capita di sentirci del tutto improduttivi e arriviamo a chiederci in che modo sia potuto volare così in fretta il tempo. Questo è quello che accade se perdiamo di vista il punto di arrivo: dimentichiamo del tutto il senso di quello che ci eravamo proposti e perché. Ma quando finalmente abbiamo ben chiara la destinazione che vogliamo raggiungere e la scriviamo per non dimenticarla, ci rendiamo conto che riflettere in questo modo equivale ad aver intrapreso un’azione concreta per il nostro futuro.

Portare i risultati nel lavoro

Se la previsione dei risultati e la progettazione (anticipata) delle azioni sono fondamentali per la produttività personale, la capacità di formulare un risultato e condividerlo rappresenta un imperativo per la produttività collettiva. Non è possibile scendere a compromessi su questo punto: dare la giusta importanza ai risultati può aiutare un’organizzazione, e le persone che ne fanno parte, a comprendere la propria mission. Da Hello Alfred, il pensiero finale non solo definisce il servizio che forniamo ai nostri clienti, ma anche il modo in cui lavoriamo come azienda, dalla pianificazione annuale e trimestrale alle operazioni quotidiane. Ed è un metodo che chiunque può applicare al proprio ruolo lavorativo, si tratti di ingegneri, promotori marketing o assistenti esecutivi.

Ecco come:

Scrivilo. Dopo aver stabilito il risultato desiderato, bisogna scriverlo. Che si tratti del nostro obiettivo aziendale generale, trimestrale oppure occasionale, l’importante è definire lo stato finale che vogliamo raggiungere, ad esempio “essere una delle aziende più affidabili al mondo” o “entro la fine di questo trimestre, l’X percento dei nostri membri utilizzerà il nostro servizio a domicilio o ancora “entro la fine di questo incontro, concorderemo l’azione fondamentale da intraprendere per aggiornare il nostro prodotto. “Scriviamo per mantenere un certo senso di responsabilità. E quando si tratta di un risultato che perseguiamo ormai da tempo, lo mettiamo in cima a ogni incontro settimanale per consentire a tutti di non dimenticare la priorità.

Comportati come un leader. Agire come leader significa assumersi la responsabilità della propria produttività e del modo in cui si impiega il tempo. Il pensiero stesso richiede una mentalità di un certo tipo, che permette di attingere dalla nostra creatività per giungere ai migliori risultati. Quella filosofia può trasformare qualsiasi lavoro – non importa quanto ripetitivo o noioso possa sembrare – in una sfida che necessita di soluzioni creative. Per gli “Alfreds” che forniscono assistenza ai nostri soci, il lavoro di home manager significa comprare e consegnare il latte, fare letti e prendere il bucato dalla lavanderia a gettoni – in altre parole scommettere sull’empatia per anticipare e soddisfare le esigenze dei clienti in modo che possano tornare a casa la sera in uno stato di pace mentale assoluta. Consentire ai tuoi dipendenti di focalizzarsi sui risultati e trovare modi creativi per raggiungerli apre nuove possibilità che un pensiero orientato solo ai doveri può invece precludere. Per esempio, un gestore delle entrate potrebbe porsi come obiettivo iniziale quello di “assumere un addetto alle vendite”; ma pensare in termini di risultati può portare a dire “cinque contratti firmati sulla mia scrivania entro la fine del prossimo trimestre”, facendo in modo che l’assunzione diventi solo una delle tante leve da tirare.

Rimanere fedeli alla storia. Immaginare un risultato come destinazione finale è un elaborato esercizio di storytelling. Proprio come le storie possono assumere nella nostra vita quotidiana un significato, i risultati danno una struttura narrativa ai vari compiti della  giornata. Il nostro responsabile dell’ingegneria, ad esempio, incoraggia il suo team a fare tesoro di quella mentalità perché il processo di sviluppo e distribuzione è molto più che una serie di passaggi meccanici e ripetitivi.  Questo tipo di approccio consente alla squadra di lavorare in maniera completamente diversa.

Fare il punto dei risultati da ottenere nella vita reale

Porsi degli obiettivi finali è un po’ come affiggere una dichiarazione di intenti per le aziende. Quando tutti condividono un risultato e visualizzano lo stesso finale, il loro lavoro  (che ora presuppone necessariamente uno scopo comune), avrà anche una missione condivisa. In sostanza, cambiare mentalità spostando l’epicentro dei nostri interessi dall’asse delle cose da fare a quella risultati è una strategia che alimenta la produttività sul lavoro. Basta provare. Inizia stabilendo cosa vuoi concludere entro la fine della giornata, visualizza dove sarai, come ti sentirai. Scrivilo. Ora sei pronto a progettare la tua vita in modo da ottenere un senso di produttività e completezza molto più gratificante rispetto a quello che avresti provato facendo una comunissima lista.