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Di Tobias Häckermann, CEO di Sherpany
In quanto responsabili della vostra azienda, il vostro tempo è prezioso e ottenere il massimo dalla vostra giornata lavorativa richiede una buona gestione e pianificazione di questa risorsa, anche durante le riunioni. É logico che i direttori esecutivi e i membri del Consiglio di Amministrazione si chiedano come sia possibile che oggigiorno si investa ancora del tempo in riunioni inefficienti e quindi inefficaci.
Secondo l’esperto Paul Axtell, “le riunioni sono il fulcro di un’organizzazione efficace, e ogni riunione è un’opportunità per chiarire le criticità, stabilire nuove strategie, focalizzare l’attenzione, creare allineamento e portare avanti gli obiettivi”. Questo rende le riunioni un mezzo essenziale per il successo di ogni leader.
Sono convinto che le riunioni siano lo strumento di leadership più utilizzato. Ce ne serviamo come manager, come direttori, come leader per raggiungere i nostri obiettivi e per guidare i nostri team verso il raggiungimento di questi traguardi. Se questo strumento non è efficiente, non saremo in grado di raggiungere gli obiettivi che ci siamo posti e ciò implicherà frustrazione per tutte le persone coinvolte.
Gli studi dimostrano che le riunioni rappresentano oggi una delle basi sulle quali costruire il successo di un’azienda: negli ultimi 50 anni, queste sono aumentate in numero e durata. Attualmente, i direttori esecutivi dedicano in media 23 ore settimanali del loro tempo alle riunioni, mentre negli anni ’60, ne spendevano appena dieci. A questo proposito, molti top manager si chiedono oggi quante risorse vengano effettivamente investite nelle loro riunioni aziendali.
Una riunione settimanale costa ad una azienda 360 ore di lavoro individuale ogni anno. Utilizzare il tempo in maniera non efficiente ha un costo evidente, ma ce ne sono anche altri impliciti. Se il tempo è una risorsa limitata, ogni minuto speso in riunioni inutili è un minuto perso a scapito del lavoro individuale, che è importante per l’operatività e l’efficienza. Prendiamo ad esempio un’azienda le cui riunioni settimanali durano un’ora e nelle quali sono presenti sette dei suoi dirigenti, che utilizzano sette ore del loro tempo lavorativo per ognuna di queste riunioni. Se moltiplichiamo questo numero per le 52 settimane lavorative, scopriamo che in questa azienda i dirigenti spendono 360 ore all’anno del loro tempo, in riunioni settimanali.
“Una riunione settimanale costa ad una azienda 360 ore di lavoro individuale ogni anno”
Anche le riunioni quotidiane, programmate nel corso della settimana, possono avere un impatto sulla produttività, in quanto interrompono il “lavoro operativo”. Questo, secondo Cal Newport, professore di informatica alla Georgetown University, è un termine usato per descrivere la capacità di concentrarsi senza distrazioni su compiti cognitivi impegnativi. Se queste interruzioni sono troppo numerose, allora le persone sono inclini ad orari di lavoro tardivi, o weekend dedicati a compiti che richiedono concentrazione e un ambiente tranquillo.
Non puoi fare a meno delle riunioni, ma puoi investire meglio il tempo speso in esse.
Se è vero che il tempo è denaro, le riunioni sono un investimento finanziario significativo per le aziende. Infatti, si calcola che il costo stimato delle riunioni improduttive in Europa sia di 32 miliardi di euro all’anno. Senza dubbio, potremmo ottenere di più con una migliore cultura delle riunioni. Quale modo migliore per valutare il Roi (return on investment, cioè il ritorno sull’investimento) di un’organizzazione se non raccogliendo dati sull’efficacia di una riunione e sui processi organizzativi alla base di questa? Le stime indicano che la maggior parte delle organizzazioni destina tra il 7% e il 15% del budget disponibile per l’organizzazione di riunioni, senza considerare i costi salariali.
Se si considerano le riunioni di vertice, i costi monetari sono ancora più evidenti. Utilizzando il calcolatore per le riunioni di Hbr, possiamo facilmente identificare i costi salariali relativi a 50 riunioni annuali del top management. Se una riunione di direzione dura un’ora e vede la partecipazione di otto persone, ciascuna con uno stipendio annuo medio di 120mila euro, e tenendo conto anche dei costi di viaggio e dei materiali, come carta, penne, ecc., allora le 50 riunioni raggiungerebbero un costo totale di 54.200 euro, di cui 33.600 euro per gli stipendi, 5.600 euro per i viaggi e 15mila euro per i materiali.
I tre aspetti da considerare per aumentare il Roi delle riunioni.
Trasformare le riunioni di direzione in efficaci strumenti decisionali è un passo importante per migliorare i risultati aziendali. Per garantire questo successo occorre far leva su tutte e tre le componenti principali dei meeting. Per cominciare, le persone che lavorano all’interno di ogni organizzazione, sono al centro di una cultura agile ed efficace del lavoro collaborativo. Occorre chiedersi quali siano i comportamenti assunti in questi momenti d’incontro. Come vengono gestite le riunioni dai diversi partecipanti del management? Qual è la percezione generale di queste riunioni formali? E quali sono i punti critici percepiti sui quali occorre lavorare? Condurre una valutazione delle pratiche di incontro interne all’azienda può portare ad una chiara identificazione delle problematiche. Queste costituiscono un valido indicatore dei miglioramenti necessari per rendere le riunioni efficienti in termini di tempo e costi.
In parallelo, l’insieme di regole e processi in atto sono fondamentali per trasformare le riunioni di direzione in strumenti in grado di generare valore per le aziende. Ciò che oggigiorno manca in molte organizzazioni è una gestione efficace delle riunioni. Perciò le aziende che vogliono migliorarsi e puntare all’eccellenza, non possono fare a meno di integrare procedure di elevata qualità, che garantiscano il raggiungimento di determinati risultati negli incontri aziendali.
Si tratta di un insieme di modelli organizzativi per migliorare il coordinamento e la collaborazione prima, durante e dopo le riunioni. Possiamo immaginare i processi e le regole come le ossa e i muscoli del corpo umano, che danno la stabilità necessaria per il funzionamento di un organismo.
Infine, l’automazione e lo snellimento dei processi che si basano sul potenziale della digitalizzazione. In questo senso, la tecnologia è uno dei fattori principali. Le organizzazioni che implementano correttamente le soluzioni tecnologiche ottengono un vantaggio competitivo. Ad esempio, il Gruppo Seb ha digitalizzato l’intero processo di preparazione delle riunioni dei dirigenti e del Consiglio di Amministrazione con risultati eccellenti. Sixtine Prouvost, avvocato del Gruppo Seb, rivela che “ora non è più necessario stampare i documenti per le riunioni, ma il risparmio di carta non è niente in confronto alla flessibilità e al risparmio di tempo”. Senza dubbio, quando queste tre componenti sono perfettamente allineate e sincronizzate, le aziende possono iniziare a trasformare le loro riunioni di direzione evitando di sprecare risorse e consentendo ai manager di guadagnare tempo prezioso. Dato che le riunioni sono uno strumento così importante e che continuiamo a investirci tanto tempo, facciamo in modo che siano un valore aggiunto per tutti coloro che vi partecipano. Per saperne di più sulla gestione delle riunioni e su come aumentarne il Roi per i vostri leader, contattateci su sherpany.com.
Bibliografia
- Michael Mankins, Chris Brahm and Greg Caimi. Your Scarcest Resource. Harvard Business Review. May 2014.
- Paul Axtell. Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversations.
- Steven G. Rogelberg, Cliff Scott and John Kello. The Science and Fiction of Meetings. MIT Sloan Management Review. December 2007.
- Anna Johansson. Why Meetings Are One of the Worst Business Rituals. Ever. April 2015.
- Eunice Eun, Constance Noonan Hadley, Leslie A. Perlow. Halte à la folie des réunions. Harvard Business Review. April-May 2018.
- Steven G. Rogelberg, Linda Rhoades Shanock and Cliff W. Scott.Wasted Time and Money in Meetings: Increasing Return on Investment. Small Group Research. April 2012.
- Estimate the Cost of a Meeting with This Calculator. Harvard Business Review. January 2016.
- Michael E. Porter and Nitin Nohria. How CEOs Manage Time. Harvard Business Review. July-August 2018.
- Eunice Eun, Constance Noonan Hadley, Leslie A. Perlow. Stop the Meeting Madness. Harvard Business Review. April-May 2018.
- Steven G. Rogelberg, Cliff Scott and John Kello. The Science and Fiction of Meetings. MIT Sloan Management Review. December 2007.
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- Sherpany blogDoes your meeting culture provide a competitive edge?. August 2018.
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- Michael Mankins, Chris Brahm and Greg Caimi. Your Scarcest Resource. Harvard Business Review. May 2014.
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