Device aggiornati e riduzione costi: così la stampa in ufficio diventa su misura

Share

Brandvoice tratto dal numero di marzo 2022 di Forbes Italia. Abbonati!

Avere a disposizione stampanti multifunzione, sempre aggiornate, è fondamentale per la gestione documentale di un’azienda, dai piccoli ai grandi uffici. I device utilizzati negli uffici, oltre a garantire una serie di funzioni fondamentali in ottica di privacy, sicurezza sanitaria e assistenza tecnica (sia nel processo di stampa sia nella fase di invio e ricezione del documento da stampare), sono uno strumento facilmente gestibile sotto il profilo degli aggiornamenti e dei costi se si decide di accedere alle soluzioni di noleggio offerte da Brother.

Il noleggio consente infatti alle società di disporre di dispositivi di stampa di ultima generazione senza dover però corrispondere il costo per l’acquisto, ma pagamento semplicemente un canone periodico. Una soluzione ideale per usufruire di una serie di vantaggi che vanno dalla possibilità di disporre di un device sempre aggiornato, di ridurre i costi di gestione aziendale, oltre alla possibilità di contribuire al benessere del pianeta tramite l’integrazione di modelli creati in ottica di economia circolare nei flussi di lavoro aziendali.

I costi di stampa hanno un ‘peso’ importante nel budget aziendale. Brother ha calcolato che arrivano a rappresentare fino al 3% del fatturato. Una spesa che, con l’offerta All Inclusive Business, può essere ridotta fino al 40% grazie a una giusta allocazione delle risorse. Il processo di stampa rientra, infatti, tra le spese facilmente inseribili in una spending review della società, pur continuando a mantenere un’elevata efficienza dei processi aziendali e, in alcuni casi, consentendo anche il loro miglioramento, con l’introduzione di una spesa periodica tailor-made, ossia programmata su misura e in base ai reali consumi del cliente.

In primo luogo le soluzioni di noleggio consentono la diluizione delle spese di stampa su un canone mensile che può essere contrattualizzato a 30 o a 60 mesi. Il costo, che resta invariato per tutta la durata del contratto e fino al suo rinnovo, comprende: l’assenza di spese iniziali con l’accesso a un parco stampanti sempre aggiornato; la possibilità di non immobilizzare grosse cifre ma di spalmare la spesa nel tempo facilitando anche la gestione del cash flow aziendale; l’accesso a una garanzia premium; l’assistenza tecnica oltre a quella sul ritiro e riciclo dei toner.

Inoltre, il noleggio consente di accedere a una serie di vantaggi fiscali, in quanto il costo operativo contribuisce a ridurre l’utile imponibile per le aziende; il canone, inoltre, è deducibile ai fini Ires e Irap e così anche l’Iva.

Il contratto di noleggio può essere anche predisposto in funzione del reale numero di copie che il cliente deve fare e del budget a disposizione, in linea con la flessibilità del modello pay for use. Non solo: questa soluzione assicura la massima flessibilità a fronte di eventuali cambiamenti delle esigenze nel tempo. Ai benefici fiscali ed economici, come detto, si associa anche quello della garanzia Premium.

Con il noleggio stampanti Brother è possibile scegliere la durata del contratto fino a 60 mesi, e la garanzia Premium copre il funzionamento della periferica, oltre che il ripristino per tutta la durata del noleggio (manodopera e sostituzione componenti incluse), con la consegna automatica dei toner presso la sede del cliente. L’allineamento alle reali esigenze della società è definito in sede di preventivo (completamente gratuito), dove i consulenti Brother saranno in grado di indicare il dispositivo di stampa con le caratteristiche di velocità, di toner e tecniche più adatte agli spazi aziendali e all’organizzazione del lavoro e dei flussi documentali.

Tra i vantaggi del noleggio, c’è anche quello di poter disporre di device sempre aggiornati. L’innovazione tecnologica è, infatti, la chiave della trasformazione dei modelli di lavoro, e le periferiche di stampa, in uffici, grandi aziende e studi privati, sono tra i dispositivi chiave di questa rivoluzione. L’aggiornamento non riguarda soltanto i software di stampa ma anche le stesse stampanti che, periodicamente, vengono ‘migliorate’ per adattarsi alla trasformazione dei flussi documentali. La soluzione del noleggio garantisce al cliente la possibilità di disporre, in ogni momento, dell’ultimo modello di stampante, scanner e fotocopiatore, con tutti i benefici collegati a questa ‘flessibilità’.

A questo si somma la garanzia di ottemperare alle richieste normative, legate a due temi in particolare: la privacy e il distanziamento sociale. Nel primo caso la possibilità di disporre di periferiche di stampa di ultimo modello consente di essere compliant con la gestione in sicurezza dei documenti, con la raccolta dei dati e la loro archiviazione. A favorire l’adeguamento alle richieste normative, in questo caso, troviamo tecnologie come il Pull printing, che crea una ‘coda virtuale’ dei documenti inviati alla stampa, garantendo il controllo da remoto e il ritiro soltanto quando l’utente è in prossimità del dispositivo; e la tecnologia Secure Print+, che permette il ritiro dei documenti soltanto agli utenti in grado di autenticarsi ‘fisicamente’ tramite Pin o Card Nfc.

Un altro vantaggio è quello dell’adattamento alle linee guida volte a favorire il lavoro agile e il social distancing dettato dalle nuove norme in materia di sicurezza sul lavoro a causa della pandemia. Con le tecnologie legate alle stampanti, infatti, gli utenti possono gestire da remoto (e anche in smart working) i flussi documentali, oltre che richiedere e ricevere assistenza grazie alle tecnologie Remote panel, che consente l’attivazione di un sistema di diagnosi e risoluzione dei problemi da remoto e Request help, che in pochi passaggi permette di ricevere assistenza direttamente dalla stampante Brother.

I costi di manutenzione, inoltre, sono inclusi nel canone, con un risparmio delle le spese generalmente sostenute per le riparazioni che si rendono necessarie con l’utilizzo. Infine, le soluzioni di noleggio stampanti hanno anche un impatto positivo sull’ambiente. Una delle componenti del ciclo di stampa, oltre a quella della gestione dei documenti cartacei, è la gestione dei toner. Con le soluzioni di noleggio pensate da Brother per le aziende, il riciclo dei toner è sempre gratuito e si accompagna al programma che offre il ritiro gratuito, tramite corriere autorizzato certificato, delle cartucce di toner originali non ricondizionate.

In questo modo saranno smaltite in modo corretto, sollevando il cliente dalla gestione e dai relativi costi di smaltimento e contribuendo, allo stesso tempo, alle dinamiche di ‘circolarità’ incoraggiate dai progetti europei sull’economia circolare e dalla sempre maggiore attenzione delle imprese e dei singoli individui per le soluzioni a basso impatto ambientale.

Per altri contenuti iscriviti alla newsletter di Forbes.it QUI.