Il lavoro al tempo del Green Pass: perché tornare all’antico non è più possibile

Smart Working dalle Barbados
(shutterstock.com)
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Se ce l’avessero detto solo un anno e mezzo fa, sarebbe sembrato assurdo parlare del rientro in ufficio come di qualcosa da progettare in ogni sua parte. Prima del Covid-19, infatti, si parlava di rientro solo dopo i periodi di vacanza. E al ritorno si continuava a fare quello che si era sempre fatto. Ma l’autunno del Green Pass richiede una seria riflessione su come lavoriamo e come lavoreremo. Che va al di là del cosiddetto hybrid workplace  saper coniugare lavoro in ufficio e da remoto – e ha a che fare con il benessere organizzativo, con quello mentale e con tutto ciò che ha portato le persone a riconsiderare il loro modo di vivere e, di conseguenza, di stare in azienda.

Per capire quali sono le sfide che le imprese dovranno affrontare abbiamo parlato con Marta Raimondi, chief human resources officer di Casavo, e con Fabio Salvi, head of hr e team lead people partner Italia, Spagna, Portogallo, Serbia, Croazia e Romania di Flixbus. Con Biancamaria Cavallini, psicologa del lavoro e customer success manager di Mindwork – Wellbeing in progress, ci confrontiamo sul benessere mentale.

Il nuovo smart working 

Casavo, startup basata sul modello di instant buying immobiliare, ha deciso di attuare una nuova policy di smart working che permetta ai 270 dipendenti in Europa di gestire in autonomia il loro tempo, mettendo al centro la fiducia e dando importanza agli obiettivi raggiunti e alle responsabilità del singolo.

“Da sempre puntiamo tutto sul team: in una startup, le competenze, la passione e la motivazione sono fondamentali”, afferma Raimondi. “Non esiste nulla che avvenga top down, ma cerchiamo di fare le cose rilevanti per il nostro contesto, coinvolgendo nel processo decisionale i colleghi. Ci siamo trovati, nei mesi del lockdown, ad aspettare ogni domenica i decreti. In questo lasso di tempo abbiamo lavorato da remoto e ci siamo abituati a un ritmo diverso: la palestra all’ora che vogliamo, il fattorino che consegna il pacco Amazon. Soprattutto, abbiamo organizzato la nostra casa come un ufficio. Inoltre, alcuni nostri colleghi hanno abbandonato la città, come un neo papà che da Milano è andato a vivere vicino ai genitori. Ecco perché tornare alla vita precedente è ormai anacronistico. Così abbiamo chiesto alle persone: per cosa torneresti in ufficio? Quali sono i vantaggi? Sicuramente il fatto di poter apprendere dai colleghi stando fianco a fianco e alimentare un’unica cultura aziendale, cosa che, se siamo tutti a casa, richiede maggiore fatica. Alla luce delle risposte e compatibilmente con il ruolo, un dipendente in Casavo può scegliere se lavorare in modalità full remote o con un’alternanza: in ufficio la mattina e il pomeriggio in smart, per esempio, o come meglio ritiene”. 

Tutto avviene tramite una piattaforma interna. “E se i manager vogliono organizzare un incontro dal vivo, devono comunicarlo con una settimana d’anticipo. Mettiamo tutti in condizione di partecipare ovunque si trovino”, spiega Raimondi. In questo modo l’azienda, oltre ad ascoltare le esigenze dei dipendenti, sceglie di aprirsi a un bacino di persone più ampio, che arricchisca la cultura aziendale e preveda profili da tutto il mondo. “Cerchiamo di garantire coerenza rispetto a ciò che facciamo. Per questo abbiamo deciso di abbracciare la metodologia okr, che mette al centro gli obiettivi e il loro raggiungimento, a prescindere da quante ore una persona lavora”.

E cosa succede agli uffici di Casavo? “Gli spazi vengono ripensati. Abbiamo iniziato con il dotare ogni stanza di un sistema audio, in modo che sia coloro che sono a casa, sia i presenti possano avere la migliore esperienza. Le postazioni individuali, poi, diventano residuali, a favore di isole che permettano di lavorare insieme. Per esempio il team hr, quando si incontra, è agevolato dall’avere uno spazio che si adegua a questa esigenza senza disturbare gli altri. Abbiamo inoltre ridisegnato strumenti e processi aziendali, per garantire che comunicazione interna, onboarding e attività di team building siano remote friendly, ossia studiati per poter essere efficaci per tutti, sia in presenza che da remoto”.

Unità d’intenti e rispetto delle differenze 

Il tema della scelta è importante anche per Flixbus, anche se, per l’azienda che ha inventato i viaggi low cost in autobus, “il rientro in ufficio ha un senso parziale”, ci spiega Fabio Salvi. “Siamo stati chiusi solo durante lockdown e zone rosse, perché abbiamo valutato che, oltre a situazioni di forte rischio epidemiologico, c’era un altro fattore di rischio, che era il benessere psicologico. Avevamo già adottato lo smart working, ma in Flixbus la popolazione – età media 31 anni – aveva piacere di stare in ufficio e ci chiedeva fortemente di tornare. Il tema, comunque, non è tanto il rientro, quanto ripensare la modalità di lavoro. Abbiamo fatto un sondaggio interno che ha rivelato una polarizzazione: chi era contento di tornare e chi voleva stare a casa. Una risposta univoca, dunque, sarebbe stata penalizzante per gli uni o per gli altri. Ecco perché abbiamo deciso di rinforzare il concetto di scelta chiedendoci: cosa pensiamo sia di valore per le nostre persone? Per noi il valore consiste nel poter scegliere, ma anche nello stare insieme, per lo spirito di comunità. Oltre a lavorare sulla situazione ibrida, è dunque necessario lavorare sul perché”. 

Anche in Flixbus ciò ha comportato un nuovo design degli spazi: “In un’ala lasceremo le postazioni classiche, mentre in un’altra privilegeremo isole per piccoli gruppi, per fare meeting informali. Ci piacerebbe creare una sorta di anfiteatro per riunioni aziendali. Vogliamo ci siano postazioni dall’aspetto aggregativo, ma anche divertente”. 

Ma il tema dell’ufficio fisico non è l’unica sfida che gli hr affronteranno nei prossimi mesi. “Secondo me, bisogna recuperare unità di intenti rispetto delle differenze tra le persone”, chiosa Salvi. “Questo periodo ha creato delle divergenze nella velocità di adeguarsi, tra chi può lavorare e chi no, chi sa usare gli strumenti e chi no. Ecco perché dobbiamo recuperare omogeneità, in un contesto che non la favorisce. Quello che sono le persone fuori ce lo portiamo anche all’interno dell’organizzazione. Se non ci sono equità, trasparenza, parità di opportunità, tutto ciò si riverbera nel performance management. E questa diversità, che prima era teoria, irrompe negli spazi: è legittimo che una persona non voglia tornare, o che voglia lavorare in un certo modo. Le aziende cosa possono fare? Constatare che il lavoro inteso come liturgia basata su orari, pausa caffè, etc., non esiste più, anche se per qualcuno è rassicurante pensare il contrario. Con la pandemia abbiamo accelerato una trasformazione tecnologica già in atto. Ma se abbiamo la tecnologia, siamo ancora indietro dal punto di vista culturale e manageriale. Dobbiamo considerare che siamo in continuo cambiamento”.

Spesso molto più profondo di quanto si creda, come abbiamo raccontato parlando di Yolo Economy. Salvi conferma: “Le persone si scollano dal lavoro se non le consideriamo nella loro complessità. E chi vuole fare l’imprenditore adesso ci prova, proprio in virtù di quello che abbiamo vissuto. Forse dovremmo essere autentici e smettere di pensare in termini di ranking”.

La nuova priorità: il benessere psicologico

Il rientro in ufficio è fortemente legato al benessere mentale e psicologico delle persone. Un obiettivo che secondo Mindwork – Wellbeing in progress, società italiana di consulenza psicologica online specializzata in ambito aziendale, non è più procrastinabile. Questo perché, come spiega Biancamaria Cavallini, riportando alcuni dati Doxa che saranno presentati il 12 ottobre a Milano all’evento Head On 2021, “il 40% delle persone intervistate si dice preoccupato del rientro a tempo pieno in ufficio, mentre il 20% cambierebbe lavoro se costretto a rientrare full time. Una percentuale che dimostra come le persone oggi siano disposte a infilarsi anche in un contesto di maggiore incertezza in nome del benessere”. 

Le aziende devono quindi prestare attenzione “all’ascolto, da mettere in atto per capire le diverse esigenze. Dobbiamo ricordare che le persone si sono abituate a una modalità di lavoro differente, con i suoi limiti, ma anche i suoi punti di forza. E chiedono di poter decidere. I numeri ci dicono che, tra le principali preoccupazioni del rientro, per ben il 40% c’è la gestione del tempo. Se da un lato, infatti, abbiamo dovuto trovare un nuovo equilibrio, è anche vero che tornare ci porta a uscire dalla zona di comfort e ad affrontare un nuovo momento di rottura: è l’onda lunga della pandemia, in cui la gente è stanca e sono scemati i vissuti legati ai momenti più critici”. 

Emerge dunque il bisogno di avere un supporto psicologico: “Lo ritiene utile il 62% degli intervistati, ben l’8% in più rispetto al settembre 2020. La pandemia ha messo in luce l’elemento psicologico come ago della bilancia per la sfera lavorativa”. 

E tra i problemi legati al rientro in ufficio c’è “la gestione dell’ansia che non fa lavorare bene. In un momento di assestamento come questo, sottovalutare tali aspetti può comportare un rischio in termini di produttività. Pensiamoci bene: se faccio rientrare tutte le persone, anche in modo cadenzato, si tratta di un’esperienza che comunque fanno tutti e che comporta uno stress che ne coinvolge la maggior parte. Il mondo del lavoro è cambiato, il Covid ha messo un punto e mandato a capo. Sarà sempre più necessario programmare le politiche organizzative non solo tenendo conto della salute fisica, ma anche quella psicologica”.